Dai corridoi e dalle aule dell'istruzione superiore alle sale riunioni delle aziende americane, le lettere di dichiarazione servono a una miriade di scopi nel campo della comunicazione. Come suggerisce il nome, la lettera dichiara qualcosa. Può anche essere considerato una constatazione di fatto, un annuncio o un chiarimento. A volte, un problema è in discussione o denaro o è in gioco una reputazione. Per qualsiasi ragione tu stia scrivendo una lettera di dichiarazione per la tua organizzazione, adotti un tono ragionevole e logico, mantieni la concentrazione e mantieni la lettera breve e concisa.
Indicare la lettera della dichiarazione Scopo
Indica il tuo scopo nello scrivere la lettera di dichiarazione. Ad esempio, dì che stai scrivendo una lettera di dichiarazione ai tuoi dipendenti per annunciare il lancio di un nuovo prodotto o servizio. Non perdere tempo per arrivare al punto: "Sto scrivendo per annunciare che, dopo quattro anni di studio e ricerca intensivi, ABC Vitamin Company lancerà un nuovo integratore digestivo, chiamato Quell, il 17 febbraio."
Compila i dettagli
Fornire altri dettagli pertinenti della dichiarazione. In questo esempio, potresti voler includere quanto costerà l'integratore e dove verrà venduto.
Pianificare il tempo di rispondere alle domande
Anticipa le esigenze del tuo pubblico - in questo caso, i tuoi dipendenti. Vogliono sapere come la dichiarazione - il lancio del prodotto - li riguarda. Piuttosto che impantanare la tua lettera con i dettagli, potresti voler convocare una riunione per svelare il prodotto e rispondere alle domande. Fornisci l'ora e la data di tale riunione nella tua lettera e specifica se la partecipazione è facoltativa o obbligatoria.
Chiudi la dichiarazione
Chiudi la tua lettera di dichiarazione su una nota abile, tenendo conto della tua cultura aziendale e della dinamica attuale. Potresti puntare in avanti, fornendo una previsione di ciò che la dichiarazione - il lancio del prodotto - potrebbe significare per la tua azienda. È possibile emettere un invito all'azione o i passi che ci si aspetta che i dipendenti assumano a causa della dichiarazione. Oppure, se senti la resistenza all'orizzonte, esprimi la tua speranza che la tua organizzazione si riunirà per rendere la fonte della dichiarazione un successo.
Finire le cose ringraziando i destinatari per il loro tempo. Interrogare direttamente domande dirette al proprio diretto superiore o, ancora meglio, a voi direttamente, per rafforzare lo spirito di cooperazione.
Esegui un'approfondita correzione di bozze
Una dichiarazione di dichiarazione di interessi diventa spesso parte della storia di una società e può essere pubblicata sul sito Web affinché gli estranei possano vederla. In quanto tale, dovrebbe essere una fonte di orgoglio e risoluzione. Datti il tempo di correggere, modificare e rivedere la tua lettera di dichiarazione. Chiedi a un collega fidato o confidente di rivedere la tua lettera e invitare i loro commenti e critiche costruttive. Rendi la tua dichiarazione un esempio per ispirare gli altri.
