Il mondo degli affari è pieno di lunghi incontri noiosi e sconclusionati. Se il tuo incontro è focalizzato e al punto, tutti coloro che lo frequentano lo apprezzeranno. Che si tratti di una riunione settimanale del personale o di una conferenza del settore, la pianificazione e la preparazione possono fare la differenza tra una sessione produttiva o un paio di ore noiose.
Avere un obiettivo
L'incontro si muoverà più velocemente e sarà più focalizzato se si ha una ragione per mantenerlo. Anche se si tratta di una riunione settimanale regolare, sarà più produttivo se hai un obiettivo specifico. Disegna un ordine del giorno che tocca gli argomenti che vuoi trattare. Attenersi all'ordine del giorno: se qualcuno fa apparire un argomento non correlato, digli di parlarne con te dopo che la riunione è finita.
Invita in modo selettivo
Non invitare persone che non hanno bisogno di essere lì. Se tutto ciò di cui hai bisogno da parte di qualcuno è un aggiornamento sul suo ultimo progetto, puoi farlo in un'email. Mantenere la riunione di dimensioni ragionevoli mantiene le cose più ordinate e mirate. Libera anche più persone a fare lavori produttivi.
Prepara i tuoi partecipanti
Invia la tua agenda prima della riunione, quindi tutti sanno cosa aspettarsi. Se si chiama la riunione per affrontare uno sviluppo recente - un cambiamento nella legge, un ritardo nel progetto - includere le informazioni di base con l'ordine del giorno. In questo modo tutti saranno in grado di accelerare e avrete più tempo per incontrarvi nello sviluppo.
Trova lo spazio giusto
Trova una stanza abbastanza grande da permettere a tutti quelli che frequentano di sedersi comodamente. Spremere le persone o cercare le sedie è fonte di distrazione, disagio e ti fa sembrare impreparato. Conferma che la stanza abbia le attrezzature che ti servono e che sia funzionante. Ciò è particolarmente importante se l'incontro include una presentazione di diapositive o se qualcuno parteciperà per telefono o videoconferenza.
Guida l'incontro
Le agende non sono magiche. Molti incontri iniziano con un obiettivo, quindi i partecipanti virano sulle tangenti. Se stai ospitando, tocca a te riportare la nave in rotta. Se i tuoi ospiti includono clienti o dirigenti, dovrai farlo con un tocco delicato, ma è necessario. Termina la riunione all'ora programmata.
Aiuta le persone a rilassarsi
Non vuoi fare un incontro così serrato, sembra di essere nel campo di addestramento. Organizzare una fornitura di snack e bevande analcoliche. Concedi un po 'di tempo all'inizio per chiacchiere, poiché le persone si divertono naturalmente a incontrarsi. Basta non lasciar correre fino al punto che ritarda il business a portata di mano.
