Una nota spese è una relazione presentata a un cliente o datore di lavoro che specifica le spese che un dipendente o un appaltatore ha pagato durante il completamento di un'attività per il cliente o il datore di lavoro. Anche i rapporti di spesa sono gestiti dai proprietari delle aziende a fini fiscali.
Funzione
Una nota spese documenta i costi di esecuzione di una determinata attività, che vengono trasferiti alla persona, all'organizzazione o alla società per conto della quale è stata eseguita l'attività. Normalmente una nota di spesa specifica solo le spese che il preparatore vorrebbe essere rimborsato per sostenere. Ricevute e registri sono normalmente forniti a supporto di una nota spese per verificare che le spese siano effettivamente sostenute.
uso
Una nota spese viene spesso utilizzata per rimborsare gli appaltatori e i dipendenti, assicurando che abbiano rispettato una politica di spesa interna nonché con le regole del servizio di entrate interne sulla deducibilità delle spese aziendali. I rapporti di spesa sono anche conservati per fornire prova all'IRS che alcune spese sono state sostenute nel corso degli affari.
Le spese più comuni per le quali i dipendenti sono rimborsati sono le spese di viaggio, pasti e intrattenimento.
Spese di viaggio
Tariffe aeree, chilometraggio su un veicolo personale, pedaggi, tariffe di noleggio auto, camere d'albergo, pasti consumati sulla strada, mance pagate agli addetti ai servizi alberghieri e parcheggi aeroportuali sono tutti esempi delle spese che molti clienti o datori di lavoro rimborseranno se una nota spese documenta le spese sono fornite.
Pasti e spese di intrattenimento
Portare un potenziale cliente a pranzo o festeggiare una promozione in un bar con un collega sono entrambi esempi di spese per pasti e intrattenimento che un cliente o un datore di lavoro potrebbero rimborsare se fornito con una nota spese. Prima del rimborso, il datore di lavoro o il cliente possono richiedere ricevute che documentano suggerimenti e altri costi di servizio.
Conti di carta di credito
Molte organizzazioni e società richiedono che i dipendenti paghino le spese aziendali utilizzando una carta di credito emessa a nome del dipendente. Il dipendente è spesso personalmente responsabile del pagamento del conto.
L'organizzazione o la società riceveranno una copia della fattura e rimborseranno le spese riportate sulla fattura della carta di credito solo quando i documenti giustificativi come ricevute, registri e giustificazioni commerciali sono forniti sotto forma di una nota spese.
avvertimento
È importante comprendere la politica di spesa o le aspettative del cliente / datore di lavoro prima di incorrere in spese per le quali è previsto un rimborso. Pochissime cose possono inasprire un cliente-imprenditore o un rapporto di lavoro più rapidamente di un disaccordo sul denaro.
Spesso è una buona idea conservare una copia delle ricevute inviate con una nota spese, nel caso sia richiesta la duplicazione.
