Il tuo sistema di fatturazione può essere rudimentale come una penna e un libro mastro o sofisticato come un computer e un programma software progettato per gestire qualsiasi cosa, dal calcolo delle spese alle dichiarazioni di invio. Sofisticazione a parte, i concetti di fatturazione di base non sono cambiati dai tempi biblici. C'è ancora un fornitore di servizi, un utente del servizio e la tariffa che lega la relazione.
La fatturazione inizia con le persone
Il tuo personale crea un profilo di ogni cliente come primo passo nella progettazione di un sistema di fatturazione individuale per la tua azienda. Lo staff dei dati raccoglie nomi, indirizzi di fatturazione e termini in base ai quali vengono raccolte le tue commissioni. Se è coinvolta una terza parte come una compagnia di assicurazioni, anche questa informazione è protetta. I clienti possono chiederti di fatturarli direttamente o addebitare i costi su una carta di credito.
Input e verifica dei dati
Le informazioni fornite dai clienti vengono inserite in un programma software o registrate manualmente in un libro mastro. La verifica dei punteggi di credito e della copertura assicurativa può essere effettuata tramite telefono o accesso al sito web. Il tuo personale potrebbe dover accedere a informazioni sensibili come i punteggi di credito per costruire un profilo completo per il tuo sistema di fatturazione in quanto alcuni clienti potrebbero voler pagare il loro debito a rate.
Conti di codifica
Se la tua azienda fattura un servizio (una consulenza) o una miriade di servizi (consulenza, spese di laboratorio, materiali e simili), la creazione di un sistema di codifica per categorizzare ogni servizio e prodotto è essenziale per tenere traccia dei soldi. Ad esempio, un dentista può essere fatturato per una pulizia, ma il costo addebitato se il dentista esegue la procedura al posto dell'igienista non è lo stesso, quindi due codici sono utilizzati ai fini della fatturazione. Un codice può significare una corona d'oro mentre un altro rappresenta il tappo di porcellana meno costoso. I codici fanno doppio uso, permettendoti di tenere traccia dei costi e delle categorie in modo da sapere sempre come vengono spesi tempo e risorse.
Le fatture sono emesse
Hai un paio di modi per impostare la datazione del sistema di fatturazione. Alcuni imprenditori fatturano ogni cliente lo stesso giorno ogni mese. Se non si utilizza un computer per gestire questo lavoro, seguire l'esempio ha senso. In alternativa, il tuo sistema di fatturazione elettronica potrebbe consentire di ordinare i clienti per "data di servizio". Un servizio del 10 luglio, ad esempio, genererà automaticamente una dichiarazione il 10 agosto utilizzando cicli di fatturazione standard di 30 giorni. Il tuo flusso di cassa può essere meglio servito inviando dichiarazioni entro pochi giorni dal servizio che viene eseguito. È possibile utilizzare sia la posta ordinaria che la fatturazione elettronica per fatturare i clienti.
Le fatture sono tracciate
Contrassegnare i conti una volta scadute le date è una parte importante del sistema di fatturazione di ogni azienda. I promemoria di pagamento coordinati con l'aggiunta di commissioni "scadute" rappresentano un altro vantaggio per il mantenimento di un sistema di fatturazione basato sul computer. In alternativa, i membri del personale addetto alla contabilità possono utilizzare un sistema "hot file" con un elenco a rotazione di scadenze che richiede chiamate telefoniche che invitano i clienti a pagare le fatture una volta scaduta la data di scadenza.
Servizi di raccolta, audit e intermediari
Potresti preferire gestire i tuoi servizi di raccolta piuttosto che utilizzare un'agenzia esterna per controllare i problemi di pagamento. Le pratiche periodiche di auto-auditing catturano molti tipi di irregolarità del sistema di fatturazione. Puoi anche affiliare con una stanza di compensazione creata per occuparti di ogni aspetto del tuo sistema di fatturazione, dai controlli del credito cliente alle fatture emesse. Questi servizi non sono economici, ma se si preferisce effettuare la fatturazione, il trade-off potrebbe valerne la pena.
