Il modo in cui un'azienda viene gestita influenza direttamente i successi e i fallimenti che avrà. Quando il team di gestione identifica solidi obiettivi a lungo termine per l'organizzazione, oltre a modi innovativi per raggiungerli, allora l'organizzazione nel suo complesso ha la motivazione e la spinta a lavorare verso tale risultato.
Immagina di lavorare per un'organizzazione in cui il senior management non ha riconosciuto alcun piano di crescita o obiettivi a lungo termine. Cosa succederebbe a quella compagnia? Potrebbe sostenersi per alcuni mesi, ma la mancanza di pianificazione o di intervento strategico potrebbe portare alla sua fine. Allo stesso modo, non avere alcuna direzione da parte dei dirigenti può causare la perdita di fiducia dei dipendenti nella società. La pianificazione organizzativa, che include strategie per tutti i livelli dell'azienda, è fondamentale per il successo dell'azienda.
Definizione della pianificazione organizzativa
La pianificazione organizzativa inizia quando il senior management team identifica gli obiettivi a breve e lungo termine dell'azienda. Una volta che questi obiettivi sono stati definiti e perfezionati in modo che siano chiari e raggiungibili, è essenziale formulare strategie e piani specifici per raggiungere tali obiettivi. La pianificazione organizzativa assicura che ci sia una visione per il business in modo che i dipendenti sappiano e comprendano come i loro lavori quotidiani contribuiscono all'azienda nel suo insieme.
Gli obiettivi stabiliti da un'azienda devono essere sufficientemente realistici da essere implementati all'interno delle risorse dell'organizzazione. È bello raggiungere le stelle, ma allo stesso tempo, anche gli obiettivi devono essere raggiungibili. Non essere in grado di colpire obiettivi che sono fuori portata può essere demoralizzante per l'azienda. Un buon obiettivo dovrebbe anche essere quantitativamente misurabile. In questo modo, l'azienda è in grado di monitorare i progressi compiuti durante l'anno fiscale, controllando per vedere fino a che punto sono arrivati e quanto più lontano hanno lasciato andare. È anche importante delineare un lasso di tempo per raggiungere l'obiettivo, ad esempio entro un anno fiscale o un trimestre. In questo modo l'azienda può fissare scadenze di progetto per mantenere tutti sulla giusta strada.
Oltre a definire obiettivi e sviluppare piani per raggiungerli, la pianificazione organizzativa copre il personale e l'allocazione delle risorse.Devono essere presenti le persone giuste per svolgere i loro ruoli e le risorse necessarie, comprese le finanze, devono essere disponibili per l'organizzazione in modo che possano implementare con successo i piani in atto.
Poiché ogni organizzazione è unica, nessuna struttura o metodo di personale funzionerà per ogni azienda. Tuttavia, alcuni fattori dovrebbero sempre essere considerati nella pianificazione di una struttura organizzativa efficace. Le aziende devono ricercare e valutare i punti di forza e di debolezza delle varie opzioni della struttura organizzativa, come le strutture funzionali, divisorie o matriciali, e considerare quale le imposterà per raggiungere al meglio i propri obiettivi organizzativi. La compagnia dovrà anche prevedere i loro modelli di crescita e come si adattano ai piani generali. Inoltre, l'organizzazione dovrà vedere quale struttura produrrà l'efficienza operativa più significativa e la soddisfazione dei lavoratori.
La pianificazione organizzativa può essere applicata a qualsiasi dimensione di un'azienda, sia che si tratti di una piccola impresa imprenditoriale o di un conglomerato multinazionale. In ogni situazione, è fondamentale per il team di gestione determinare gli obiettivi dell'azienda e predisporre piani per raggiungerli, oltre alle risorse necessarie per raggiungere tali obiettivi.
Tipi di pianificazione organizzativa
Esistono molti modi per classificare i tipi di piani organizzativi, sebbene molti di essi rientrino in quattro categorie principali: finanziaria, strategica, contingenza e successione. Ogni tipo di piano organizzativo considera l'azienda nel suo insieme, ma attraverso l'obiettivo di un'area particolare. In questo modo, è facile vedere come andrà il business in molti scenari diversi.
Pianificazione finanziaria in un'organizzazione mira a generare un reddito maggiore o aumentare la quota di mercato del business. Inoltre, la pianificazione finanziaria può risolvere problemi finanziari prevedibili che la società potrebbe dover affrontare in futuro. Il modo in cui un piano finanziario è strutturato dipende dal livello dell'azienda e dagli obiettivi che vuole raggiungere. Un fattore importante di un piano finanziario è che deve essere radicato nella realtà. Come l'efficace pianificazione degli obiettivi, il piano finanziario deve tenere conto del vero quadro finanziario dell'azienda, ora e in futuro. Il piano deve anche essere lungimirante, in modo che possa cogliere eventuali problemi che l'azienda potrebbe dover superare.
Ad esempio, prendi una piccola impresa come un'agenzia di marketing digitale. Con uno staff di cinque persone, la compagnia è bloccata su un altopiano e non ha abbastanza risorse umane per far crescere il business. Aumentare le loro vendite è uno dei loro obiettivi organizzativi. Tuttavia, se assumono un altro dipendente, allora non hanno le finanze per pagare per loro. Avere un chiaro piano finanziario in atto per questa organizzazione non solo aiuterà a capire come portare su una risorsa aggiuntiva, ma anche come pagare per loro. Inoltre, avere quel nuovo dipendente può quindi aiutarli a far crescere le loro vendite e raggiungere il loro obiettivo organizzativo.
Un altro tipo di piano organizzativo è la pianificazione strategica, che implica la traduzione della visione dell'azienda in obiettivi e obiettivi, con passi per raggiungerli. La pianificazione strategica non guarda solo all'interno dell'azienda, ma si concentra anche sul mercato, sull'industria e sui concorrenti. Questo tipo di pianificazione comporta l'analisi delle opportunità future dell'azienda e delle possibili minacce in arrivo. Richiede anche conoscere pienamente i punti di forza e di debolezza dell'organizzazione. La pianificazione strategica richiede anche una comprensione di chi sono i concorrenti sul mercato e precisamente quali sono i loro punti di forza e di debolezza rispetto all'organizzazione. È inoltre fondamentale avere una visione realistica del mercato e dell'economia in generale.
Nel caso dell'agenzia di marketing digitale, ad esempio, parte della loro visione strategica potrebbe essere quella di offrire un nuovo servizio come il copywriting di materiali di lead generation. Se l'attività si è concentrata principalmente sul web design e sulla pubblicità online fino a quel momento, sarà necessario condurre ricerche approfondite nel campo del copywriting per capire come funziona nel settore. Se i loro concorrenti offrono il copywriting come servizio, allora potrebbe essere prudente per loro offrirlo come bene. Possono anche aver bisogno di un modo per differenziare i loro servizi di copywriting dai loro concorrenti.
Molte organizzazioni creano anche piani di emergenza per risultati che sono al di fuori del regno del normale. Questo tipo di pianificazione organizzativa aiuta a mitigare i potenziali rischi per l'azienda e può potenzialmente aiutarli a evitare eventi che potrebbero avere effetti catastrofici. Un robusto piano di emergenza è ben studiato e presenta scenari realistici che possono avere ripercussioni negative sull'azienda e fornisce una soluzione passo-passo che l'azienda può implementare in tale scenario. La pianificazione di contingenza può salvare un'organizzazione da una caduta e può farla crescere in tempi di transizione.
Un possibile scenario catastrofico per l'agenzia di marketing digitale potrebbe essere che il loro più grande cliente, che fornisce oltre il 50 percento delle entrate, decide di firmare con uno dei suoi concorrenti. In questo caso, l'azienda perderebbe gran parte del proprio reddito. Se non riescono a trovare un modo per sostituirlo, potrebbero dover dichiarare bancarotta. Un piano di emergenza, nel loro caso, fornirebbe le possibili soluzioni a questo problema, che potrebbe includere il modo di riportare il cliente in azienda, aumentare le entrate attraverso altri canali o persino stipulare un prestito per soccorsi a breve termine. Avendo un piano già in atto se il loro più grande cliente se ne va, l'agenzia di marketing digitale può quindi ottenere il diritto di lavorare cercando di risolvere il proprio problema, invece di perdere tempo a cercare di capire un piano mentre sono in modalità di crisi.
La pianificazione della successione è un altro modo efficace di pianificazione organizzativa. Ciò comporta lo sviluppo di una strategia da mettere in atto quando lascia un giocatore chiave nell'organizzazione. Se qualcuno in un ruolo di gestione decisionale lascia l'organizzazione per qualsiasi motivo, pianificato o non pianificato, l'azienda nel suo insieme può essere messa fuori strada. Potrebbero non essere in grado di soddisfare i loro obiettivi organizzativi se non hanno la giusta direzione sul posto. La pianificazione della successione coinvolge più che nominare un successore. Significa addestrare e governare quella persona a ricoprire la posizione di comando prima che sorga il bisogno. In questo modo, non ci sarà tempo di ritardo per il successore di essere al passo con i tempi, e l'organizzazione può continuare con gli affari come al solito.
Se il principale sviluppatore web dell'agenzia di marketing digitale si è improvvisamente abbandonato, ad esempio, la società potrebbe non essere in grado di completare i propri progetti esistenti o nuovi progetti fino a quando non sono stati sostituiti. Per una piccola impresa, questo potrebbe significare che potrebbero dover chiudere le loro porte. Con un piano di successione, potrebbero aver addestrato uno sviluppatore junior ad assumere il ruolo. Se quella persona era già preparata per la posizione di decisione principale, allora l'agenzia potrebbe continuare a fornire assistenza ai propri clienti senza alcun intoppo.
Perché è necessario utilizzare la pianificazione dell'organizzazione
Una corretta pianificazione organizzativa consente all'azienda di raggiungere il suo pieno potenziale. Utilizzando un approccio sistematico, le aziende possono stabilire dove vogliono andare e quindi implementare i passaggi che possono utilizzare per arrivarci. Se un'organizzazione è interessata alla crescita e non sa come arrivarci, la pianificazione organizzativa può aiutare a stabilire i passi che devono compiere, sia per definire i propri obiettivi che per raggiungerli.
La pianificazione organizzativa aiuta le aziende a essere strategiche nel modo in cui prendono le decisioni chiave. Quando ci sono obiettivi aziendali più grandi, allora è più facile arrivare a determinate decisioni quando si utilizza un metodo strategico. Allo stesso modo, la pianificazione organizzativa può aiutare le aziende a sfruttare i propri punti di forza. Se ci sono aree specifiche in cui l'organizzazione eccelle, sarebbe prudente giocare su quelle di più per far crescere il business. Dall'altra parte dello spettro, le debolezze di un'organizzazione possono essere migliorate utilizzando la pianificazione dell'organizzazione. Elementi di pianificazione finanziaria e di emergenza possono svolgere un ruolo significativo nel superare le debolezze di un'azienda.
Impostare la società per il successo è uno dei motivi principali per cui dovrebbero utilizzare la pianificazione dell'organizzazione. Attraverso lo sviluppo di piani e processi, l'azienda può lavorare per migliorare le procedure che vengono messe in atto continuamente. Migliorare il modo in cui opera l'azienda aiuta a dare loro anche un vantaggio competitivo, che può anche aumentare il loro business.
Come migliorare la pianificazione dell'organizzazione
Nessun metodo di pianificazione organizzativa funziona per un'azienda. Molte volte, un'azienda deve applicare diversi metodi di pianificazione organizzativa per trovare ciò che funziona bene per loro. Migliorare la pianificazione organizzativa è un lavoro continuo, perché quando l'azienda cresce e cambia, il modo in cui l'azienda pianifica deve cambiare per soddisfare i nuovi requisiti.
L'onestà e l'apertura sono aspetti importanti della pianificazione organizzativa. È fondamentale avere una visione chiara e obiettiva di come sta andando l'organizzazione. In questo modo, diventa più facile identificare potenziali problemi o minacce che l'organizzazione sta affrontando o specifici punti deboli che sono evidenti all'interno dell'azienda. La rimozione dei blocchi stradali interni che i dipendenti stanno affrontando li aiuta a concentrarsi sull'attività da svolgere. Una volta rimossi i blocchi stradali interni, come alcune procedure o politiche, i dipendenti possono lavorare per migliorare i punti deboli dell'organizzazione.
Quando si cerca di migliorare la pianificazione dell'organizzazione, è indispensabile disporre di un set di metriche per valutare le prestazioni del piano. Le metriche possono offrire un grande valore e fungere da guida per prendere decisioni sugli elementi chiave del business. La direzione può utilizzare i dati per individuare le aree in cui l'organizzazione deve concentrare i propri sforzi e quindi sviluppare strategie per perfezionare le operazioni, portando l'azienda a migliorare le proprie prestazioni generali.
