Affinché un'azienda possa avere successo a lungo termine, deve offrire prodotti e servizi - a prezzi accettabili - che soddisfino le esigenze dei clienti. Ha anche bisogno di un piano di miglioramento dei processi in modo che possa migliorare continuamente le sue funzioni interne per ridurre i costi operativi e aumentare l'efficienza operativa e il morale dei dipendenti.
Coinvolgi i tuoi dipendenti
Inizia creando un ambiente di lavoro che accetti e abbracci il cambiamento. Una politica della porta aperta, un trattamento giusto e rispettoso e le comunicazioni aperte sono alcuni degli ingredienti più importanti. Se si impiega il tempo per gettare le fondamenta che incoraggiano e premiano i contributi dei dipendenti prima di implementare un piano di monitoraggio e miglioramento operativo, sarà molto più facile ottenere il buy-in necessario per migliorare non solo le operazioni sul posto di lavoro ma l'intera attività.
Imposta obiettivi e misure di riferimento
Il sistema "SMART" utilizza un acronimo per guidare le aziende nel definire aspettative specifiche, misurabili, realizzabili, realistiche e tempestive. Fallo per ogni dipartimento.Quindi, definire i criteri di riferimento da utilizzare nel monitoraggio. Ad esempio, un obiettivo per le operazioni di assistenza clienti potrebbe raggiungere un tasso di soddisfazione del cliente del 99%, un obiettivo per i clienti potrebbe essere quello di aumentare i tassi di raccolta del 20% entro sei mesi e un obiettivo per il dipartimento IT potrebbe essere quello di integrare pienamente punto -di-vendita e programmi di gestione delle scorte.
Un piano di monitoraggio continuo
Coinvolgi tutti i dipendenti nel monitoraggio dei processi. I manager possono condurre revisioni a livello di servizio, come il monitoraggio delle chiamate e le osservazioni sul desk-side, analizzare i report e analizzare i processi operativi correnti. I dipendenti di livello inferiore possono eseguire test di qualità e fornire informazioni sui flussi di lavoro correnti. Pianifica regolari riunioni private, dipartimentali e aziendali per esaminare i risultati e determinare quando o se sono necessarie modifiche al processo.
Implementare miglioramenti dei processi operativi
Un piano di miglioramento orientato ai risultati si concentra sul miglioramento dei costi, della qualità, del servizio o della velocità. I passaggi di azione vanno dalle piccole modifiche che eliminano i passaggi duplicati o altre ridondanze del flusso di lavoro alla demolizione e alla riprogettazione di un intero processo. Una riprogettazione completa include l'analisi, l'assegnazione di priorità e la riassemblazione di attività e fasi operative. Una riprogettazione completa del processo potrebbe essere necessaria quando i regolamenti di conformità cambiano o per incorporare le tecnologie in evoluzione nella vostra azienda.
