Conoscere il tuo pubblico è la chiave per scrivere una lettera per presentare la tua azienda o organizzazione. Il tuo intento è un altro dato essenziale nello scrivere una comunicazione aziendale efficace che trasmetta al tuo lettore lo scopo e la struttura della tua organizzazione. Lo scopo di una lettera introduttiva spazia dall'annunciare l'arrivo della vostra azienda sulla mappa della comunità a un'organizzazione caritatevole che richiede sostegno finanziario e in natura da donatori e volontari.
Arruola il dirigente più alto della tua azienda e qualcuno che abbia familiarità con i concetti di marketing o con un membro del personale responsabile della commercializzazione dell'organizzazione per creare una lettera di presentazione. Il dirigente o il fondatore della tua azienda può fornire informazioni sugli scopi dell'azienda e sul motivo per cui è stato fondato e il tuo guru del marketing può fare luce su come fare appello alla base di clienti dell'azienda.
Vota il formato migliore per la tua lettera di presentazione. Se la tua organizzazione ha una solida rete di social media e una base di clienti che preferisce la comunicazione tradizionale, redigere due versioni della tua lettera di presentazione. Crea un messaggio virale e un altro più appropriato per la diffusione su carta.
Costruisci il tuo primo paragrafo pensando al pubblico. Appello ai filantropi con un'apertura come "Ogni anno, la Fondazione ABC aiuta migliaia di donne sfollate a ricostruire le loro vite". Tuttavia, i futuri imprenditori apprezzeranno l'inclinazione imprenditoriale di un'introduzione che spiega gli umili inizi dell'organizzazione, come "XYZ Corporation è iniziata nel garage di Steve Wilson come hobby due decenni prima che l'americano medio potesse permettersi un computer di casa". Usa il resto del tuo primo paragrafo per descrivere l'origine o il fondamento della tua organizzazione.
Disegna il secondo paragrafo della tua lettera di presentazione per spiegare che cosa fa la tua azienda o organizzazione - se alleni lavoratori sottoccupati o disoccupati, descrivi i tipi di formazione professionale che offri. Allo stesso modo, se vendi prodotti sui mercati globali, descrivi le molte nazioni che la tua azienda influisce distribuendo le sue merci ai clienti di tutto il mondo.
Crea un'immagine della struttura della tua organizzazione nel terzo paragrafo. Evita semplicemente di fare riferimento a un organigramma: la tua lettera di presentazione non dovrebbe contenere allegati. Descrivi il gruppo dirigente e come ciascun membro del team partecipa allo sviluppo della strategia aziendale. Parla ai tuoi lettori delle funzioni dipartimentali della tua azienda e di come i reparti interagiscono. Riconoscere il tuo capitale umano; spiegare in che modo le qualifiche e le competenze dei dipendenti e come contribuiscono al successo dell'organizzazione. "I dipendenti di XYZ Corporation hanno 75 anni di esperienza combinata in reti di computer e sviluppo software" è un esempio di riconoscimento delle competenze professionali dei vostri dipendenti.
Riprendi la tua lettera in un quarto paragrafo ripetendo lo scopo della tua presentazione. Se sei nuovo nella business community, invita i clienti e anche altre aziende a fermarsi al tuo negozio o visitare il tuo sito web. Per una lettera di presentazione che richiede la donazione, ribadisci lo scopo della tua organizzazione, i suoi successi passati e chiedi donazioni. Coinvolgi i tuoi lettori a scoprire di più sulla tua azienda e organizzazione.
Prepara una linea di firma per il dirigente o il leader dell'organizzazione più alto della tua azienda. A condizione che sia fattibile, prepara le copie della lettera per le firme individuali e originali - aggiungono un tocco personale e caloroso alla comunicazione aziendale.
