Quando gestisci un'azienda, ci sono momenti in cui devi dire di no a un cliente, un venditore o un associato. Farlo in modo professionale può aiutare a mantenere una buona relazione.
Presentazione della lettera professionale
Componi la tua lettera su carta intestata dell'azienda o stazionaria e invia la lettera dalla persona più appropriata della tua organizzazione. Se è presente un numero di reclamo del cliente, il numero dell'ordine d'acquisto o l'account di riferimento, includerlo nella propria corrispondenza.
Indica il tuo caso
Guidare con una nota positiva, come ringraziare il cliente per la sua richiesta, quindi arrivare al punto. Ad esempio, "Grazie per il vostro patrocinio e la vostra recente lettera riguardante lo stato della garanzia sulla videocamera XYZ del vostro modello. Dopo lunghe ricerche, scopriamo che non siamo in grado di onorare la garanzia della videocamera come richiesto."
Back Up Your Rationale
Dare una ragione specifica per cui si rifiuta la richiesta di un cliente. Ad esempio, citare la politica aziendale, rivedere i punti salienti del caso o altrimenti riassumere cosa c'è dietro la vostra decisione. Includi allegati se necessario, come copie di contratti, garanzie o altri documenti che supportano la tua posizione. Ad esempio, "Come si vedrà nel contratto di garanzia allegato, questa politica di servizio completo era in vigore per i primi 12 mesi di proprietà. Secondo i nostri dati, tre anni fa hai acquistato la videocamera, rendendo ingiustificato il reclamo di oggi."
Offri un compromesso
In alcuni casi, non c'è spazio per il compromesso o per l'estensione di un ramo d'ulivo, ma se si vuole mantenere l'attività del cliente lungo la strada, offrire una sorta di concessione per contribuire ad ammorbidire il colpo. Ad esempio, "Vorremmo offrirti uno sconto del 25% sull'acquisto di una nuova videocamera" o "In allegato, trova una carta regalo da $ 50 che può essere riscattabile per qualsiasi acquisto di materiale elettronico nel nostro negozio".
Altri tipi di rifiuti
Nel corso della gestione della tua attività, potresti dover rifiutare i termini dei contratti con i fornitori, negare le richieste di lavoro da parte dei dipendenti o altrimenti scrivere una corrispondenza professionale con altri soci in affari. Seguire le stesse linee guida generali sopra descritte, adattando la lettera alla situazione specifica.
Suggerimenti
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Negazione del contratto: "Grazie per l'opportunità di rinnovare il nostro contratto con la rimozione dei rifiuti ABC. A causa del recente aumento delle tariffe, abbiamo deciso di utilizzare i servizi di un altro fornitore."
Richieste dei dipendenti: "La tua richiesta di ferie pagate durante l'ultima settimana di dicembre è negata, poiché questa settimana è oscurata per tutti i dipendenti a causa dell'inventario di fine anno.
Inviti per i colleghi: "Grazie per l'invito a servire nel tuo consiglio di amministrazione. Sfortunatamente, ho un numero di precedenti impegni professionali che mi impediscono di assumere nuovi ruoli in questo momento ".
Avvolgetelo
Concludi la tua lettera con un'espressione di gratitudine per la relazione esistente seguita da un invito a discutere ulteriormente la questione se necessario. Ad esempio, "Grazie per il tuo business.Se avete domande o volete discutere ulteriormente di questo argomento, non esitate a contattarmi direttamente."
