Un budget operativo funge da tabella di marcia per le aziende per definire i loro piani finanziari per l'anno successivo. Comprende sia i ricavi che le spese, viene tipicamente presentato in un formato di dichiarazione dei redditi e fornisce un modo prezioso per la società di documentare gli obiettivi e gli obiettivi finanziari per le attività che intende raggiungere in futuro.
Come imprenditore, potresti trovarti ad avere bisogno di un budget per guidare e supportare le decisioni finanziarie della tua azienda. Esistono diversi tipi di budget in base al tipo di spesa che stai pianificando e molte aziende utilizzano versioni come budget divisionale, budget per centro di costo, budget in alto o in basso ogni anno per documentare i loro obiettivi per i prossimi 12 mesi.
Cos'è un budget operativo?
Un budget operativo è una dichiarazione programmata delle entrate e delle spese operative future per un'azienda. Non include i costi per acquisti di capitale o investimenti, come il costo per la costruzione di un magazzino. I budget operativi sono in genere assemblati su base mensile o trimestrale e coprono un periodo di un anno.
Le spese comprendono il costo del venduto (i costi diretti per la produzione di un prodotto) e le spese operative relative alla vendita e alle attività generali e amministrative della società. A seconda del livello di dettaglio, un budget operativo potrebbe includere anche l'ammortamento, gli ammortamenti, gli interessi passivi e le spese fiscali previste per l'anno successivo.
Un budget operativo è spesso assemblato con le spese su base riga per riga in modo tale che quando si pianifica il budget può essere raffinato per articolo. Ad esempio, se un'azienda sa che pagherà un consulente per i primi tre mesi dell'anno, è utile avere questo dettaglio dell'elemento pubblicitario nel budget in modo che i costi possano essere rimossi dal budget per il resto del budget. anno. Oppure, se la compagnia sa che il suo canone aumenterà a giugno, può anche tenerne conto nel budget di dettaglio delle righe.
Le società più grandi che hanno molte divisioni o altre entità spesso assemblano budget operativi separati per ogni business unit e quindi li consolidano in un unico budget principale a livello di riepilogo per l'azienda nel suo complesso.
Quali sono i diversi tipi di budget?
Le aziende utilizzano diversi tipi di budget per una serie di motivi e ciascuno dei quattro tipi principali o metodi funziona per varie situazioni.
- Bilancio incrementale: Forse il metodo di bilancio più comunemente usato e diretto. Si prendono semplicemente i numeri reali dell'azienda dall'anno scorso e li si aumenta o li si riduce di una percentuale specifica. Ad esempio, un'azienda potrebbe prevedere un aumento del 10% del fatturato per il suo prodotto più venduto e una diminuzione del 5% della spesa per lo spazio ufficio non utilizzato. Questo è un metodo comune a causa della sua facilità, ma tende a ignorare le influenze esterne come l'inflazione. Inoltre, i manager potrebbero stimare una crescita delle spese a una percentuale più elevata per dare l'impressione che rientrino sempre nel budget. Questo metodo di budgeting può disincentivare i manager a compiere sforzi per ridurre i costi o aumentare l'efficienza.
- Budget basato sull'attività: Un tipo di budget top-down con obiettivi di output come un obiettivo di $ 150 milioni di entrate. I budget top-down coinvolgono i dirigenti di livello senior che formulano un budget di alto livello in base ai loro obiettivi. Questo budget viene assegnato ai responsabili di reparto per determinare le attività necessarie per raggiungere questo obiettivo e i costi di tali attività.
- Budget di proposta di valore: Questo tipo di budget richiede più riflessione e implica la domanda se ogni articolo del budget crei valore per i clienti, i dipendenti e gli altri stakeholder dell'azienda.
- Budget basato su zero: Questo tipo di budget presuppone che ogni reparto inizi con un budget pari a zero e che ciascuna spesa preventivata debba essere giustificata prima di essere aggiunta. Mentre questo tipo di budget richiede molto tempo, funziona per le aziende che hanno bisogno di ristrutturare le proprie operazioni finanziariamente o altrimenti, devono esercitare un controllo molto stretto sulla spesa. Questo tipo di budget è più efficace per i costi discrezionali, piuttosto che per i costi operativi principali che mantengono il business in esecuzione.
Perché hai bisogno di un budget operativo
Le aziende devono essere in grado di rimanere in contatto con l'attuale stato finanziario del business per avere successo, oltre a proiettare ciò che si aspettano nei mesi futuri in modo che possano pianificare le entrate e le spese dell'anno successivo. Un budget operativo è importante perché offre al management un modo per impostare e comunicare i propri obiettivi e obiettivi finanziari per i prossimi 12 mesi e può essere utilizzato per tenere dipendenti e dirigenti responsabili di tali obiettivi. Non è raro che le aziende predispongano un programma che paragona il budget ai risultati finanziari effettivi ogni mese, o almeno ogni trimestre, per vedere in che modo il rendimento effettivo dell'azienda è in linea con gli obiettivi di budget.
Il budget operativo e il processo di pianificazione offrono anche l'opportunità per le aziende di essere preparate in caso di circostanze impreviste. Ad esempio, un'azienda può stabilire i suoi obiettivi di entrate e spese e pianificarli in modo che abbia una redditività sufficiente a mettere i soldi in un fondo nero. Il fondo potrebbe essere utilizzato in caso di flessione dell'economia, perdita di un grande fornitore, perdita di un cliente frequente o qualsiasi altro tipo di problema aziendale che potrebbe influire negativamente sul flusso di cassa della società.
La creazione di un budget efficace è in parte arte e in parte scienza. In quanto proprietario di un'azienda, dovrai capire dove impostare la barra in termini di creazione di un budget che rifletta il tipo di prestazioni di cui il tuo team è capace, considerando anche ciò che la tua azienda deve fare per restare in linea o battere i suoi concorrenti e colleghi ed eccellere nel suo mercato. È importante fissare obiettivi di budget ad un livello sufficientemente elevato che il mercato e qualsiasi investitore percepiscano la propria azienda come leader e un successo, pur mantenendo gli obiettivi a un livello sufficientemente realistico da non creare una percezione negativa mancando gli obiettivi.
Esempi di budget
Le aziende scelgono di assemblare i budget in modi diversi, a seconda delle dimensioni, della struttura, del tipo di azienda e di altre considerazioni dell'azienda. Ad esempio, potresti decidere di mettere insieme un budget per dipartimento, con categorie come CEO, finanza, strutture o IT. Ognuna di queste sezioni avrà gli stessi componenti, come paghe, spese legali, spese per computer e spese d'ufficio.
Alcune aziende preparano il loro budget dal centro di costo. Un centro di costo è un dipartimento, piuttosto che una divisione. In un'azienda di produzione, potrebbe essere un reparto di fabbricazione o un reparto di manutenzione. Questi dipartimenti sono responsabili delle spese operative dirette e non hanno alcun coinvolgimento o controllo sulla vendita o sulla parte generatrice di entrate del business. Per questo tipo di budget, è difficile calcolare il profitto di ogni centro di costo perché richiede entrate e costi generali, come l'affitto degli edifici, da allocare.
Un altro esempio di budget è il metodo del budget top-down. Questo processo per la formulazione di un budget prevede che la direzione stabilisca gli obiettivi e gli obiettivi per l'azienda ai vertici e quindi spinga quegli obiettivi e obiettivi ai responsabili della divisione della società. Gli obiettivi di budget sono dettati dalla direzione e i reparti devono trovare un modo per strutturare i loro budget separati per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi stabiliti dai senior executive.
Questo tipo di budgeting ha uno svantaggio in quanto la gestione di livello medio e inferiore nelle divisioni non assume la proprietà del budget perché non è stato creato da loro e gli è stato imposto. Alcuni ritengono che il bilancio top-down non sia efficace perché la gestione è spesso scollegata dal dettaglio di ciò che accade sul campo e con le esigenze operative quotidiane dell'azienda.
Il budget bottom-up è il contrario di un budget top-down, e inizia con le persone sul campo. Ogni dipartimento è responsabile della formulazione del proprio budget e il personale coinvolto nelle operazioni quotidiane è in genere il più esperto di tutti gli elementi pubblicitari sui budget dipartimentali. Per questo motivo, i budget bottom-up tendono ad essere più dettagliati e in molti casi più accurati dei budget top-down. Il budget è comunque costruito in base agli obiettivi, quindi, anche con i dettagli aggiuntivi, potrebbe essere completamente diverso dai risultati effettivi dell'azienda.
Sfide di budgeting: Sandbag o Stretch?
Il budget non è facile come aggiungere un tasso di crescita o una riduzione delle entrate e delle spese e quindi fare una copia incolla per ciascuno dei 12 mesi per l'anno successivo. Soprattutto quando il budget è costruito da persone sul campo, potrebbe sorgere un dilemma. Forse la squadra dovrebbe mettere insieme un budget che includa obiettivi di allungamento, che sono molto ottimisti ma potrebbero essere difficili da raggiungere. O forse la squadra dovrebbe mettere insieme un budget che è sandbagged, il che significa che gli obiettivi sono più facili da raggiungere.
Questo è un problema particolarmente delicato quando i dipendenti sanno che i loro bonus sono legati alle loro prestazioni rispetto al budget, e possono testare l'etica della direzione, soprattutto se un budget insoddisfatto comporta un rendimento peggiore rispetto ai suoi pari o concorrenti, tutto nel nome di dipendenti che garantiscono i loro bonus.
Ogni approccio ha i suoi potenziali problemi. Mentre c'è qualcosa da dire per la scarsa promessa e l'eccesso di consegne, d'altra parte, la definizione di obiettivi di stretching può spingere persone e team al di fuori delle loro zone di comfort per ottenere risultati positivi inaspettati o non ottenibili in precedenza.
Se gli obiettivi di budget sono troppo oltraggiosi, i dipendenti inizieranno a ignorare il budget oa mettere in discussione la mentalità della leadership, e la sua capacità di valutare le capacità del personale in modo accurato. Inoltre, se il budget delle entrate è fissato ad un livello irraggiungibile e le spese operative come assunzioni e salari per il personale aggiuntivo sono impostate per corrispondere alle vendite gonfiate, la società potrebbe finire per spendere troppi soldi per le risorse sottoutilizzate.
Capital Budget e previsioni
Il budget di capitale di un'azienda può interagire con il budget operativo, ma è un potenziale di denaro completamente separato. Il budget di capitale precisa i piani e le relative entrate e spese per progetti grandi o costosi, come l'acquisto di nuove attrezzature di produzione, la costruzione di un nuovo magazzino o l'investimento in, e il lancio di un nuovo prodotto. Il budget di capitale viene spesso eseguito anche progetto per progetto e potrebbe essere modellizzato sul piano finanziario come calcolo del valore attuale netto o del VAN, o un calcolo del tasso di rendimento interno o del calcolo degli IRR.
Entrambi questi metodi sono comunemente usati e offrono al management un modo per valutare la fattibilità di un progetto, stimare l'ammontare del flusso di cassa che il prodotto potrebbe generare, determinare il tasso di rendimento dell'investimento e prendere una decisione in merito all'eventuale per prendere il progetto. Una società potrebbe eseguire due o tre diversi scenari di un calcolo NPV o IRR con varie ipotesi per determinare quale potrebbe generare il massimo profitto per la società.
Molte aziende hanno anche messo insieme una previsione insieme al loro budget operativo. Anche se può sembrare duplicato, il budget rappresenta ciò che l'azienda vuole raggiungere, come un certo aumento percentuale delle vendite per l'anno, una certa diminuzione delle spese o un certo numero di personale aggiuntivo assunto.
La previsione, d'altra parte, rappresenta un'idea più vicina alla realtà finanziaria. L'azienda crea una previsione all'inizio dell'anno e potrebbe essere simile al budget di gennaio. Tuttavia, con l'arrivo dei risultati reali, la società aggiornerà la previsione in base a ciò che sta realmente accadendo, che potrebbe non assomigliare al budget. La previsione offre alla gestione uno strumento per aiutare nella pianificazione a breve termine e per reindirizzare gli sforzi se l'azienda sembra non rispettare gli obiettivi di budget per le entrate o le spese.
