Un budget si riferisce a un documento scritto che descrive in dettaglio i modi in cui un'organizzazione organizzerà il proprio denaro. In qualità di responsabile del business, devi decidere se il controllo del budget sarà a tuo carico o con i tuoi manager. Ci sono quattro applicazioni del controllo di bilancio, come notato da Michael Armstrong in "Un manuale di tecniche di gestione: una guida completa per raggiungere l'eccellenza manageriale e il processo decisionale migliorato".
Pianificazione
Il documento di bilancio viene creato attraverso un sistema di pianificazione. Se sviluppi il budget da solo, puoi iniziare con il budget dell'anno scorso. Il tuo budget dovrà includere tutte le entrate che progetti e come lo spendi. Parte della fase di pianificazione richiede la priorità delle diverse esigenze aziendali. Potresti dover fare scelte difficili, come assumere una persona in più quest'anno e ottenere maggiori costi energetici. Il tuo documento budget deve riflettere tutti gli aspetti della pianificazione e della definizione delle priorità. Se tralascia le considerazioni importanti sul budget, potresti riscontrare un deficit durante l'anno finanziario.
misurazione
Una volta finalizzato il documento di budget, i responsabili di ciascun dipartimento sono responsabili per le spese discrezionali, come forniture, costi di stampa e buste paga, pur mantenendo la propria allocazione di budget. È necessario un sistema finanziario per tenere traccia delle spese per ciascuna riga del budget. La capacità di ciascun gestore di attenersi al suo budget influirà sulla redditività e sulla posizione finanziaria di un'azienda.
Confronto
Utilizzando il sistema di misurazione, è possibile confrontare le spese effettive con le spese preventivate inserendo linea per linea nel documento di budget. È necessario determinare se ci sono eccessi di spesa e dove si verifica l'azienda. Potrebbe accadere che alcuni dipartimenti superino le spese e debbano adeguare il loro controllo di bilancio, oppure potrebbe essere che i responsabili di tali dipartimenti possano giustificare casi di eccedenze spiegando costi imprevisti, come ad esempio un aumento dei prezzi dei fornitori durante l'esercizio.
Controllo
Devi agire dopo aver studiato come ogni dipartimento spende all'interno o sopra il budget assegnato. Qualsiasi azione tu faccia per ottenere un dipartimento per aumentare o diminuire la sua spesa equivale al controllo. In circostanze estreme, come quando non riesci a convincere i manager a contenere le spese e rispettare il loro budget, puoi togliere il controllo del budget. Tutte le spese condotte in base al documento di bilancio annuale aiutano un'impresa a concentrarsi sugli obiettivi strategici.
