Ogni organizzazione segue un percorso diverso per raggiungere la sua missione, mentre condivide cinque qualità che aumentano le possibilità di successo. Tutti i dipendenti in organizzazioni efficaci conoscono i loro ruoli e cosa si aspetta da loro. La pianificazione avanzata è una pratica di routine, con i team di progetto che hanno compiti specifici da implementare. Allo stesso tempo, la direzione monitora i dipendenti e fornisce un feedback regolare su quanto bene stanno facendo, con incentivi offerti a coloro che si distinguono.
Pianificazione anticipata
La pianificazione anticipata è essenziale per l'efficacia. Ciò significa stabilire standard chiari, misurabili e raggiungibili per aiutare i dipendenti a raggiungere gli obiettivi organizzativi, secondo una sintesi pubblicata dagli U.S. Office of Personnel Management, o OPM. I dipendenti sono ritenuti responsabili per i compiti chiave di lavoro durante le varie fasi di un progetto. L'agenzia raccomanda di coinvolgere i dipendenti nelle prime fasi del processo di pianificazione, in modo che capiscano cosa deve essere fatto, perché deve essere fatto e quanto bene dovrebbe essere fatto.
Priorità equilibrate
Invece di sovraccaricare i dipendenti con più attività, gestire in modo efficiente le organizzazioni suddividendole in azioni definibili e stabilendo una mappa per implementarle. Questo è l'approccio promosso dai guru organizzativi come David Allen, il cui programma Getting It Done lavora per ridurre il sovraccarico di informazioni sul posto di lavoro, la rivista Time riportata nel marzo 2007. Con questo ragionamento, le aziende raggiungeranno il massimo dell'efficienza decidendo quali compiti sono veramente importanti o semplicemente periferico.
Monitoraggio continuato
È necessario un monitoraggio continuo dei dipendenti per determinare se soddisfano le aspettative di un'organizzazione riguardo alle loro prestazioni. Secondo il riepilogo di OPM, questo obiettivo viene raggiunto fornendo un feedback regolare ai dipendenti, che possono confrontare il loro lavoro con standard prestabiliti. Un feedback regolare consente alle organizzazioni di affrontare le prestazioni inaccettabili più rapidamente e di prendere provvedimenti per affrontarle. Viceversa, la gestione può anche cambiare gli standard che appaiono problematici o non realistici da raggiungere, secondo il riepilogo di OPM.
Ruoli definiti
Una volta che un progetto ha inizio, ogni partecipante deve conoscere le proprie responsabilità per garantirne il successo. Millville, residenti in Pennsylvania, seguì questo modello nel formare un comitato per studiare il futuro del villaggio. Lavorando con il personale del servizio di estensione cooperativa della Pennsylvania State University, la commissione è entrata a far parte di team responsabili di compiti specifici. Questi compiti includevano la raccolta di fondi, la definizione degli obiettivi e l'educazione pubblica sul lavoro del comitato. Ogni squadra ha quindi dovuto sviluppare il proprio rapporto sui progressi.
Riconoscimento dei dipendenti
Nessuna organizzazione può prosperare senza ricompensare i dipendenti che contribuiscono collettivamente e individualmente alla sua missione. Tale riconoscimento è una parte naturale dell'esperienza lavorativa quotidiana e deriva dall'idea che tutti i comportamenti hanno conseguenze positive e negative, secondo il riassunto di OPM. Le aziende premiano le prestazioni esemplari attraverso incentivi come denaro contante, permessi e oggetti non monetari. I sistemi di premi possono anche riconoscere una varietà di contributi, dai suggerimenti ai risultati di gruppo, secondo il sommario.
