Come imprenditore, vuoi generare entrate e offrire la migliore esperienza possibile ai tuoi clienti. Allo stesso tempo, stai cercando di mantenere bassi i costi senza compromettere la qualità del prodotto. Questo è l'aspetto dell'efficienza operativa. Se lo fai bene, la tua organizzazione diventerà più produttiva, realizzerà profitti più elevati e guadagnerà un vantaggio competitivo.
Suggerimenti
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L'efficienza operativa si riferisce alle misure che le aziende possono adottare per semplificare i processi principali e ottimizzare le prestazioni aziendali.
Qual è il significato dell'efficacia operativa?
L'efficienza operativa, nota anche come efficacia operativa o produttività operativa, è una metrica utilizzata dalle organizzazioni di tutto il mondo. Misura l'output di un'azienda da ciascuna unità di input. "Output" si riferisce al servizio o al prodotto offerto, mentre "input" è il tempo, il lavoro, le persone e i costi necessari alla produzione di beni e servizi.
Questo concetto comprende le pratiche volte a migliorare i processi di un'azienda in modo che possa funzionare in modo efficiente e fornire servizi coerenti e di qualità. Non si tratta solo di raggiungere i tuoi obiettivi, ma di ottimizzare le tue operazioni al fine di offrire prodotti migliori a prezzi migliori e di ridurre le spese inutili. Massimizzando l'efficacia operativa, è possibile ottimizzare i costi, automatizzare i processi complessi e avere un accesso più rapido alle informazioni all'interno della propria organizzazione.
In una recente indagine su 400 aziende IT, il 39% degli intervistati ha dichiarato di essere per lo più efficiente. Solo due aziende su 10 hanno valutato le loro operazioni correnti come molto efficienti. Circa il 36 percento era da qualche parte nel mezzo in termini di efficienza. Quasi la metà ha affermato che la gestione di un'impresa è più complessa che mai a causa della grande quantità di dati che devono analizzare e gestire. Alcuni hanno menzionato le sfide delle nuove tecnologie e le richieste sempre crescenti dei clienti.
L'unico modo per superare questi ostacoli e garantire il successo della tua organizzazione è dare la priorità all'efficacia operativa. Ciò può aiutarti a garantire un vantaggio competitivo, a offrire un maggiore valore per il cliente e a rafforzare il tuo marchio. Inoltre, trascorrerai meno tempo su attività e processi ripetitivi.
A seconda del settore e del tipo di attività, esistono diversi modi per aumentare l'efficienza operativa. Ad esempio, puoi sfruttare le ultime tecnologie per semplificare la comunicazione con i clienti. Il software di gestione delle relazioni con i clienti, ad esempio, può aiutare a trasformare le sfide in opportunità, portando a un aumento delle vendite, a maggiori entrate e ad una migliore esperienza del cliente. Inoltre, il team delle risorse umane e gli altri reparti diventeranno più produttivi e otterranno risultati migliori in meno tempo.
Con questo tipo di software, le aziende possono unificare i loro sistemi in un hub centrale e gestire più facilmente le loro operazioni quotidiane. Programmi come Salesforce vantano funzionalità avanzate che consentiranno ai tuoi dipendenti di analizzare i dati e trasformarli in informazioni preziose, tracciare il percorso del cliente e gestire le relazioni con i clienti e le vendite in modo più efficace. Avendo accesso a dati migliori, sarete in grado di fornire messaggi di marketing altamente mirati e raggiungere un pubblico più ampio, riducendo al contempo le spese non necessarie.
L'efficienza operativa è fondamentale per il tuo successo. Può liberare il tuo tempo, automatizzare le attività faticose e ridurre i costi. Semplifica inoltre i processi e facilita il raggiungimento di una crescita e di una redditività adeguate. I tuoi dipendenti saranno più produttivi e la soddisfazione del cliente aumenterà. Ciò si traduce in maggiori entrate e consapevolezza del marchio.
Come misurare l'efficienza
Questo concetto si basa sul rapporto di output in input. Pertanto, è necessario considerare entrambi gli aspetti quando si misura l'efficienza operativa. Quali metriche utilizzerai dipende dai tuoi obiettivi a breve ea lungo termine, dall'industria, dalle dimensioni aziendali e da altri aspetti. Questi indicatori di prestazione variano da un settore all'altro.
Supponiamo che tu disponga di un data center abbastanza grande da ospitare più clienti. Il problema è che la tua struttura non ha abbastanza energia elettrica per servire una grande base di clienti. Un modo per migliorare la propria efficienza è installare sistemi di raffreddamento e apparecchiature a risparmio energetico. Successivamente, è possibile utilizzare le entrate per kilowattora e altre metriche per misurare l'efficacia operativa.
Un'altra metrica comune è il ricavo per dipendente. In questo caso, il lavoro dei dipendenti è l'input. È possibile misurare la produttività del lavoro in base a quanto reddito viene generato dal lavoratore medio.
Una casa automobilistica con un reddito di $ 1 milione per dipendente, ad esempio, è più efficiente dal punto di vista operativo di un'azienda simile con un reddito di $ 500.000 per lavoratore. Quest'ultimo, tuttavia, può migliorare questa metrica investendo in nuove attrezzature, accelerando il ciclo di progettazione, aumentando i prezzi e così via. Una società IT, d'altro canto, può misurare l'efficienza operativa in base alla soddisfazione del cliente, all'impatto sul business, alla produttività, ai tempi risparmiati, al costo di acquisizione dei clienti e altro ancora.
Supponiamo che tu sia un'agenzia di marketing che desidera migliorare l'acquisizione dei clienti. In questo caso, è possibile misurare l'efficienza operativa in base al numero di clienti acquisiti rispetto al costo per cliente. Strategie semplici come investire nell'ottimizzazione dei motori di ricerca, ridurre i tempi di conversione dei lead e migliorare il targeting degli annunci possono ridurre i costi di acquisizione dei clienti. Fondamentalmente, raggiungerai più potenziali clienti e li convertirai in clienti paganti per meno.
La maggior parte delle aziende dividerà le proprie spese operative in base alle entrate per calcolare il coefficiente di efficienza di base. Questo rapporto può essere applicato alla tua organizzazione nel suo complesso o a specifici reparti e aree operative. Le metriche chiave variano tra industrie e dipartimenti. Il tuo team di vendita, ad esempio, avrà diverse metriche di efficienza operativa rispetto alla divisione risorse umane.
Assicurati che i tuoi indicatori chiave delle prestazioni siano quantificabili e misurabili. Inizia misurando l'input e quindi calcola l'output. Determina cosa vuoi misurare e confronta il tuo output con il rapporto di input in base ai risultati precedenti o alla concorrenza. Minori costi di input rappresentano un vantaggio. Tra due aziende che producono lo stesso output, quella che utilizza meno input è più efficiente dal punto di vista operativo.
Supponiamo che tu abbia un numero simile di visitatori del sito web come tuo principale concorrente. Stai spendendo circa $ 10.000 al mese per annunci a pagamento e SEO, mentre il tuo concorrente non spende più di $ 7.000. Nonostante abbia risultati simili come te, la società in questione è più efficiente perché utilizza meno risorse.
Misurando la tua efficienza operativa, sarai in grado di determinare se è stata utilizzata la giusta quantità di risorse per fornire un servizio, prodotto o attività. Questo concetto non riguarda solo la massimizzazione del profitto e la riduzione dei costi; include anche la capacità di mantenere i clienti e mantenere la qualità. Inoltre, aiuta a identificare i processi e le attività che drenano il budget di un'azienda.
Qual è l'equazione per calcolare l'efficienza di una macchina?
A seconda del settore, è possibile determinare le prestazioni e l'efficienza delle apparecchiature. Se sei un produttore, ad esempio, è importante sapere come si comportano le tue macchine in modo che tu possa decidere se acquistare o meno una nuova unità o migliorare quella esistente. Una macchina più efficiente potrebbe farti risparmiare tempo e denaro. Sarai in grado di produrre più beni in un tempo più breve. Inoltre, il costo per unità potrebbe diminuire.
L'efficienza di una macchina può essere misurata usando una semplice equazione. Quello che devi fare è dividere l'energia prodotta dalla macchina per l'energia immessa e moltiplicare il risultato per 100:
Efficienza = energia prodotta / energia assorbita x 100 percento
Con questa formula, determinerai l'efficienza di una macchina espressa in percentuale. Il risultato sarà sempre inferiore al 100 percento a causa degli scarti generati dalle macchine, come l'energia persa attraverso il calore sprecato.
Supponiamo che tu abbia una macchina che richiede 1000 joule per funzionare, ma la sua produzione di energia è di soli 500 joule. Se dividi 500 per 1.000 e quindi moltiplica il risultato per 100, otterrai il 50 percento, che rappresenta l'efficienza della macchina.
Tuttavia, puoi utilizzare anche altre metriche. Se si dispone di un sistema di produzione di bottiglie che costa circa $ 20.000 al mese inclusi materiali, energia elettrica e manodopera e produce bottiglie con un valore totale di $ 30.000 al mese, la sua efficienza è del 150%. Un nuovo sistema che utilizza meno elettricità e materiali sarà più efficiente anche se produce la stessa produzione. Poiché utilizziamo una varietà di parametri e non solo l'energia consumata, il risultato può superare il 100 percento.
Come migliorare l'eccellenza operativa
Anche se i termini sono spesso usati in modo intercambiabile, l'efficienza operativa e l'eccellenza operativa non sono la stessa cosa. Quest'ultimo va oltre l'efficienza, sottolineando il miglioramento continuo. Implica la continua gestione della complessità organizzativa e la messa a punto della strategia aziendale per rimanere al passo con la concorrenza.
Pensa all'eccellenza organizzativa come a un passo fondamentale nel tuo viaggio verso prestazioni aziendali ottimali. Questo concetto implica incontrare e superare le aspettative dei clienti migliorando al contempo la cultura organizzativa, le operazioni e i processi quotidiani. Include anche i passaggi necessari per mitigare i rischi, ottimizzare le spese e aumentare la consapevolezza.
Non importa quanto grande o piccola sia la tua attività, concentrati sul miglioramento dell'efficienza operativa e dell'eccellenza. Questo ti metterà sulla strada del successo e ti darà un vantaggio competitivo. La tua azienda crescerà e prospererà, i tuoi dipendenti saranno più felici e produttivi e i tuoi clienti torneranno più e più volte.
La maggior parte delle organizzazioni che si battono per l'eccellenza organizzativa utilizzano il modello Shingo per raggiungere i propri obiettivi. Descritto come un nuovo modo di pensare, questa filosofia si basa su 10 principi chiave. Cercare la perfezione, rispettare ogni individuo, pensare in modo sistematico, assicurare la qualità alla fonte e creare valore per il cliente sono solo alcuni dei quali da menzionare.
Secondo il modello Shingo, ogni individuo ha un potenziale e può portare valore a un'organizzazione. Come datore di lavoro, non è sufficiente avere rispetto per la tua squadra. Devi anche mostrare rispetto verso i tuoi partner, dipendenti, fornitori, clienti e società. Quando le persone si sentono apprezzate, vengono coinvolte e mettono più impegno nel loro lavoro.
Ad esempio, puoi fornire sessioni di formazione per i tuoi dipendenti e incoraggiarli a sviluppare nuove competenze. Brainstorm idee e far loro sapere che sei aperto a tutti i suggerimenti che possono avere. Premia il loro duro lavoro e rispetta il loro tempo libero.
Un'altra cosa che puoi fare per raggiungere l'eccellenza operativa è migliorare continuamente i tuoi processi. Cerca soluzioni a lungo termine piuttosto che soluzioni temporanee e investi in tecnologie e attrezzature che possano semplificare il tuo lavoro.
Dare priorità all'innovazione all'interno della tua organizzazione. Cerca nuove opportunità, sperimenta nuove idee e prendi rischi calcolati. Pensa sistematicamente e fai un passo alla volta in modo da poter determinare cosa funziona e cosa non funziona senza la paura di fallire.
Ora che conosci l'importanza dell'efficienza e dell'eccellenza per il successo aziendale, prendi le misure necessarie per far prosperare la tua organizzazione.Concentrati sul miglioramento continuo, enfatizza la soddisfazione del cliente e dimostra ai tuoi dipendenti che tieni a loro a cuore e apprezza i loro sforzi.
Fornisci al tuo team un accesso coerente alle informazioni e investi in nuove tecnologie per semplificare il lavoro. Ricorda, non puoi offrire un servizio clienti di livello mondiale e ottenere prestazioni di picco se i tuoi dipendenti non dispongono delle risorse necessarie per lavorare in modo efficiente. Utilizza un sistema unificato per condividere le informazioni tra i vari dipartimenti, incoraggiare l'innovazione e concentrarsi sulla crescita sostenibile a lungo termine.
