L'evasione dell'ordine lento può ridurre la qualità del servizio clienti fornito dalla tua azienda. Un servizio clienti di qualità inferiore finirà per influenzare la linea di fondo finanziaria della vostra attività. Ottenere approvazioni per gli ordini di acquisto elaborati nel modo più rapido ed efficiente possibile significa che la vostra azienda avrà forniture necessarie per mantenere le cose che scorre in modo tempestivo. L'utilizzo del client di posta elettronica di Microsoft Outlook per inviare le richieste di approvazione degli ordini di acquisto può aiutare a semplificare il processo di ordinazione di forniture o di prodotti all'ingrosso, assicurando al tempo stesso che vengano seguite le corrette procedure di acquisto.
Preparare un ordine d'acquisto
Vai alla pagina dei modelli "Ordine di acquisto e vendita" di Microsoft Office e scegli un modello. Assicurati di poter aprire, modificare e salvare il modello in un programma sul tuo computer. Crea modelli utilizzando Microsoft Excel, Microsoft Word o un altro programma applicabile.
Seleziona "Apri" quando fai clic sul pulsante "Scarica" per il modello selezionato per aprire il modello nel programma designato. Personalizza il modello per soddisfare le tue esigenze e salvarlo sul tuo computer.
Crea e salva il tuo modello personalizzato se non ti piacciono i modelli disponibili su Microsoft. Se necessario, è possibile utilizzare i modelli Microsoft come guida.
Crea un "Nuovo documento" basato sul tuo modello usando il menu del programma. L'utilizzo di una scorciatoia non fornirà l'accesso ai modelli. Compila il tuo documento e salvalo sul tuo computer.
Utilizzare un programma finanziario per inviare un ordine d'acquisto se è così che si creano i propri ordini d'acquisto. Alcuni programmi finanziari come QuickBooks hanno l'integrazione con Microsoft Outlook in modo da poter inviare un ordine di acquisto per l'approvazione direttamente dal programma.
Esporta gli ordini di acquisto da software finanziario senza l'integrazione di Microsoft Outlook utilizzando foglio di calcolo o formato di parole, se possibile. Se ciò non è possibile, stampare l'ordine d'acquisto completato come documento PDF e salvarlo sul computer.
Invia un ordine d'acquisto
Apri Microsoft Outlook e fai clic sul pulsante "Nuovo" nell'angolo in alto a sinistra per aprire un nuovo messaggio.
Vai alla scheda "Inserisci". Fai clic su "Allega file" e vai all'ordine di acquisto per selezionarlo. Fai clic sul pulsante "Inserisci" per collegarlo all'e-mail.
Imposta la dimensione del carattere su 14 e il colore del carattere su nero. Digitare "Ho esaminato e approvato l'ordine di acquisto allegato:" Avviare una nuova riga.
Imposta la dimensione del carattere su 11 e il colore del carattere su grigio. Digitare "Rivedere l'ordine di acquisto allegato e rispondere a questa e-mail. Digitare sotto "Y- Your Name" per approvare l'ordine d'acquisto o "N- Your Name" per rifiutare l'ordine d'acquisto. Nota: la risposta deve provenire dall'account e-mail a cui è stata inviata.
Salta quattro righe e imposta la dimensione del carattere su 14 e il colore del carattere su nero. Digitare " Non sono autorizzato ad approvare questo ordine di acquisto." Avviare una nuova riga.
Imposta la dimensione del carattere su 11 e il colore del carattere su grigio. Digita "Rispondi al mittente. Inserisci una X nel campo sopra indicato se non sei autorizzato ad approvare questo ordine d'acquisto e, se sai chi è, includi il nome, ad esempio, X-Bill Smith."
Suggerimenti
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Stampare una copia di un e-mail di ordine di acquisto approvato e allegarlo alla fattura per l'acquisto per documentare che l'acquisto è stato autorizzato.
avvertimento
Ottenere una firma fisica è più sicuro di un'e-mail di approvazione perché qualcun altro può accedere all'account di posta elettronica della persona se è stato firmato tutto il giorno.
