Se possiedi un'attività commerciale, hai bisogno della possibilità di acquistare forniture a credito. L'unico modo per farlo consiste nell'invio di un ordine d'acquisto che indica chi approva l'acquisto. Senza un ordine di acquisto, si rischia di tagliare il flusso di cassa o aumentare il debito perché si dovrà acquistare con contanti o credito. La creazione di un ordine di acquisto consente di pagare all'interno di una finestra di 90 giorni. Questa flessibilità ti aiuta a rimanere in attività.
Apri un nuovo documento utilizzando il tuo software di modifica dei documenti preferito. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting o Quickbook contengono gli strumenti per creare un ordine d'acquisto. Se desideri un'opzione gratuita, Google Documenti ti consente di utilizzare il loro programma di elaborazione testi online e Open Office.org offre alternative gratuite ai prodotti MS Office.
Digitare il nome dell'azienda, l'indirizzo, il numero di telefono, il numero di fax e l'indirizzo e-mail nell'angolo in alto a sinistra del documento. Se hai un logo, importalo e posizionalo a sinistra del nome e dell'indirizzo della tua azienda. Nella riga inferiore sotto le informazioni sull'indirizzo, includi il numero della tua imposta sulle vendite al dettaglio, in modo da poter ottenere la qualità dell'esenzione fiscale delle vendite per determinati tipi di forniture aziendali.
Creare uno spazio per il numero dell'ordine d'acquisto digitando "Ordine d'acquisto **** ____ "nella parte centrale superiore del documento Quando si utilizza l'ordine d'acquisto per acquistare beni, assegnare un numero in questo spazio, in modo che assomigli a" Ordine d'acquisto 00012 ". Se lavori in Quickbook o Peach Tree, il software assegnerà automaticamente un numero consecutivo.
Crea una sezione "Data di scadenza" nell'angolo in alto a destra del documento. Imposta il carattere per queste informazioni su 20 o 22 punti, in modo che il venditore sappia quando avrai bisogno della consegna.
Crea singole colonne per ogni dettaglio del prodotto che desideri acquistare. Le colonne comuni includono la data, la quantità, la descrizione dell'articolo e il prezzo del prodotto. Alcuni fornitori, tuttavia, richiedono informazioni aggiuntive come il numero UPC o il numero di catalogo. Crea tre colonne "varie" per accogliere identificatori di prodotto univoci.
Crea uno spazio totale subtotale, fiscale e complessivo sotto le colonne che totalizzano l'intero acquisto.
Creare una sezione "Istruzioni di consegna" nella parte inferiore della pagina che dovrebbe includere lo spazio per un indirizzo di consegna (se diverso dall'indirizzo dell'azienda) e istruzioni speciali su dove il responsabile della consegna dovrebbe prendere i prodotti.
Creare una linea di firma per la firma del firmatario autorizzato. Puoi far firmare alla persona ogni ordine d'acquisto, ma molti programmi di elaborazione testi ti permetteranno di importare una firma grafica e inserirla nel documento.
Nella parte inferiore del modulo, indicare i termini dell'acquisto come accettazione della consegna, merci danneggiate, requisiti di fatturazione e termini di pagamento.
