La metodologia 5S è derivata da un sistema giapponese che mira a portare ordine e organizzazione nel luogo di lavoro. La logica alla base della metodologia 5S è che un posto di lavoro è più efficiente quando è organizzato e quando vengono mantenuti questi standard di organizzazione. Pertanto, applicare la metodologia 5S significa trovare modi efficaci di classificazione (seiri), impostare in ordine (seiton), brillare (siiso), standardizzare (seiketsu) e sostenere (shitsuke) pratiche ordinate sul posto di lavoro. La creatività e la partecipazione dei dipendenti sul posto di lavoro sono importanti per l'implementazione di questo sistema.
Ordina attraverso il posto di lavoro per rimuovere oggetti, come documenti e macchinari, che non sono necessari. Revisionare quindi rimuovere eventuali applicazioni o processi che fanno perdere tempo, come software complessi o una macchina da stampa ridondante. Conservare le informazioni, i processi, il software, i macchinari e gli elementi necessari nella workstation.
Impostare la workstation è ordine mettendo in atto sistemi di archiviazione adeguati. Posizionare oggetti più grandi e pesanti sul pavimento e fissare armadi e contenitori per riporre gli oggetti più piccoli. Chiedere aiuto professionale da uno specialista IT o da un fornitore per creare una documentazione online e sistemi di archiviazione delle informazioni più semplici. Etichettare gli spazi di archiviazione, ad esempio armadi, per facilitare l'identificazione e il recupero di informazioni e articoli.
Brillare il posto di lavoro pulendo regolarmente le workstation anche prima che diventino troppo sporche. Assegnare le responsabilità di gestione della casa creando un registro in cui ogni persona intraprenda un'attività, che contribuirà a mantenere pulito il luogo di lavoro. Impostare semplici canali di comunicazione creando bacheche o utilizzando stick-on per organizzare le attività.
Standardizzare le modifiche apportate creando policy e linee guida sulle best practice. Includere i dipendenti sul posto di lavoro durante il brainstorming e annotare i passaggi specifici che saranno intrapresi per risolvere ciò che è necessario e come conservare in modo efficace articoli e informazioni e come mantenere pulito il luogo. Pubblica queste linee guida su una bacheca che può essere vista da tutti.
Sostenere la nuova cultura di ordine e organizzazione. Premiare coloro che contribuiscono in modo significativo alle migliori pratiche stabilite e coloro che sviluppano nuovi modi di applicare la metodologia.
Suggerimenti
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I nuovi dipendenti sul posto di lavoro devono avere un orientamento sul sistema organizzativo del posto di lavoro. In caso contrario, i nuovi dipendenti potrebbero non comprendere la metodologia 5s sul posto di lavoro e quindi causare interruzioni (involontarie) al sistema stesso.
