Il denaro contante è molto più che monete e monete nel mondo degli affari. Comprende anche assegni, transazioni con carte di credito e vaglia postali. Utilizzando le tecniche di best practice per la gestione del contante, è possibile ridurre gli errori e garantire la responsabilità, anche se la quantità di denaro gestita è bassa. Creando e implementando controlli di gestione della liquidità, puoi creare un processo efficiente per la gestione dei pagamenti in uscita e del denaro che ricevi.
Responsabilità in contanti
Tieni traccia delle persone che hanno accesso al denaro di un'azienda e prendi nota delle responsabilità di gestione di cassa di ciascuna persona. Dovresti sapere dov'è il denaro della tua azienda in ogni momento ed essere in grado di rintracciare le irregolarità a individui specifici. È possibile ottenere questo risultato assicurandosi che ogni pagamento abbia una ricevuta di cassa emessa e registrata, fornendo a ciascun cliente una ricevuta e documentando eventuali trasferimenti. Un supervisore deve sempre approvare le transazioni annullate o rimborsate e verificare i depositi in contanti.
Duty Separation
Quando uno o due hanno la responsabilità di gestire denaro contante, c'è un rischio maggiore di frode. Separando i doveri di gestione della liquidità tra più persone, una singola persona non può avere il controllo sul processo di gestione della liquidità. Diverse persone registrano i pagamenti in contanti per i registri contabili, ricevono denaro, depositano fondi, riconciliano i pagamenti in contanti nei registri contabili, pagano le bollette e distribuiscono i saldi. Quando si separano i doveri di gestione del contante, ciascun individuo è responsabile nei confronti degli altri nel processo di gestione del contante.
Riconciliazione contanti
Quando sono in atto pratiche di riconciliazione in contanti, è possibile confermare che i dipendenti hanno registrato correttamente le transazioni di cassa e dispongono di un sistema di controlli e contrappesi. Come minimo, dovresti controllare i tuoi estratti conto bancari con i tuoi incassi e depositi su base mensile. Oltre a registrare i pagamenti in contanti non appena li ricevi, conta e bilancia i tuoi incassi ogni giorno e confronta tutte le ricevute con le ricevute di deposito. Oltre a una riconciliazione mensile programmata, effettuare un controllo a sorpresa dei registri contabili ogni mese.
Sicurezza
Ogni volta che un'azienda gestisce denaro, è importante mantenere i soldi e gli impiegati al sicuro. Per proteggere le tue risorse finanziarie, esegui sempre controlli di background sui potenziali dipendenti prima di estendere le offerte di lavoro. Tenere sempre il denaro chiuso in un luogo sicuro e dettagliare la politica di gestione del contante nel manuale del dipendente. Limitare il numero di persone che hanno accesso al contante al minor numero possibile e fornire solo password e combinazioni al personale autorizzato. Ogni anno, o ogni volta che un dipendente che gestisce denaro lascia l'azienda, cambia tutte le combinazioni e le password. Ogni volta che un dipendente conta denaro, deve farlo in un luogo che il pubblico o i clienti non possono vedere. Quando prendi denaro da un posto a un altro, vuoi fare un deposito o se la tua azienda ha un grande campus, usa il sistema di amici. Riduci sempre al minimo la quantità di denaro contante nella tua azienda durante la notte, in modo da non subire grosse perdite in caso di incendio o furto.
