Al fine di pagare i propri dipendenti per servizi resi, i datori di lavoro devono ideare un sistema di buste paga. Attraverso questo sistema il datore di lavoro esegue l'elaborazione delle buste paga, che deve essere eseguita in modo tempestivo e accurato per garantire che i dipendenti ricevano le loro buste paga di conseguenza. Il tipo di sistema di gestione stipendi utilizzato è interamente a carico del datore di lavoro.
Payroll manuale
Un sistema di gestione stipendi manuale è fatto a mano. Ciò significa che tutti i calcoli salariali vengono eseguiti su carta; questo include il calcolo delle ore, le detrazioni statutarie (tasse) e le detrazioni involontarie (prestazioni sanitarie e pensionistiche). Un vantaggio dell'utilizzo di un sistema di gestione stipendi manuale è che costa pochissimo da usare. Tuttavia, ci vuole un sacco di tempo ed energie per eseguire l'elaborazione manuale delle buste paga. Inoltre, c'è più spazio per errori con questo metodo. Di conseguenza, gli stipendi dei dipendenti e i documenti fiscali sono suscettibili di inesattezza. In particolare, gli errori di deposito fiscale possono essere costosi a causa di sanzioni da parte del governo.
Payroll informatizzato
Un sistema di paghe informatizzato è quando il datore di lavoro acquista il software del libro paga e lo usa come mezzo per elaborare i salari. Questo metodo è molto più rapido di un sistema di gestione stipendi manuale. Alcune aziende assumono un personale paghe interno per elaborare il proprio libro paga attraverso il sistema di paghe computerizzato. Il personale del libro paga è responsabile per l'inserimento di tutte le retribuzioni da versare nel sistema. Il sistema calcola gli stipendi, memorizza le informazioni sui salari e stampa i controlli. Il professionista del libro paga può anche accedere ai rapporti sui salari, che gli consentono di controllare gli errori e correggerli prima che il dipendente riceva il suo stipendio. Il libro paga computerizzato riduce anche la quantità di documenti da archiviare, poiché la maggior parte delle informazioni sui salari possono essere archiviate nel sistema.
Payroll esterno
Diversi datori di lavoro preferiscono esternalizzare il proprio libro paga a società come Paychex e ADP. Questo servizio esterno consente al datore di lavoro più tempo per concentrarsi su questioni relative ai salari non correlati. Un servizio di buste paga esterno è generalmente responsabile per l'intera elaborazione del libro paga dei loro clienti, compresi gli adeguamenti del libro paga, i documenti fiscali e l'emissione W2. Tutto ciò che il datore di lavoro deve fare è trasmettere i dati da pagare ogni data di pagamento alla società paghe; a pagamento, l'azienda paghe assume le responsabilità del libro paga.
Scegliere un sistema
Le aziende molto piccole (meno di 10 dipendenti) possono utilizzare un sistema di libro paga manuale se le ore tendono a rimanere invariate per periodo di paga. Tuttavia, questo sistema sta diventando obsoleto, molte aziende di queste dimensioni stanno optando per un sistema computerizzato o un servizio di gestione stipendi esterno. Le aziende più grandi generalmente impiegano uno staff del libro paga e utilizzano un sistema di paghe informatizzato interno o utilizzano un servizio di buste paga esterno.
Complessità del libro paga
La complessità del libro paga determinerà spesso il tipo di sistema di gestione stipendi di cui il datore di lavoro ha bisogno. Ad esempio, se esiste un'elaborazione a più stati, più guarnizioni e ordini di supporto figlio, e diverse percentuali di pagamento e cicli di pagamento coinvolti, il datore di lavoro sta meglio utilizzando un sistema di paghe informatizzato con un personale paghe interno o affidando il suo stipendio a un servizio di buste esterne.
