I dipendenti dipendono dalle loro buste paga per mantenere il loro stile di vita. Di conseguenza, si aspettano che il loro datore di lavoro li paghi in modo accurato e puntuale. Quando si verificano errori di stipendio, i dipendenti diventano spesso in preda al panico. Ci sono diversi motivi per cui si verificano errori del libro paga. Spesso, il sistema del libro paga è la colpa.
Definizione
Un sistema di buste paga è il mezzo attraverso il quale il datore di lavoro elabora il suo libro paga. Non esiste un sistema che i datori di lavoro devono seguire. In genere dipende dalla struttura e dalle esigenze dell'organizzazione. All'interno del sistema, deve essere stabilita una fondazione, come una data di pagamento e un metodo di pagamento, come il deposito diretto e / o assegni in tempo reale.
Manuale
Un sistema di buste paga manuale è fatto interamente a mano. I problemi con un sistema manuale sono molti. Il margine di errore è elevato, poiché tutte le attività di gestione stipendi vengono eseguite manualmente. Ciò include il calcolo di fogli di lavoro, salari, tasse, emissione di assegni, preparazione di W2, verifica del libro paga e registrazione delle transazioni del libro paga. Errori fiscali possono facilmente verificarsi con questo sistema, con conseguenti sanzioni da parte del governo. Un sistema di buste paga manuale può essere efficace se hai solo pochi dipendenti.
Computerizzato in-house
Un sistema di paghe informatizzato interno esiste quando il datore di lavoro utilizza un software di gestione stipendi. Le piccole imprese generalmente utilizzano software di contabilità con una funzione di busta paga allegata, come Quickbooks. Le grandi aziende utilizzano un sistema di paghe più costoso e personalizzato, come Ultipro, che ha una funzione HR allegata. Il personale paghe interno è incluso in questo sistema. Il problema principale è che potrebbe essere costoso per il datore di lavoro. Deve pagare stipendi e benefici al personale del libro paga, oltre a dover acquistare e mantenere il software. I problemi del sistema possono far sì che il personale dei salari lavori straordinariamente, con conseguenti retribuzioni straordinarie, oltre alle commissioni di supporto tecnico.
Esterno
Un sistema di buste paga esterno si verifica quando il datore di lavoro esternalizza la sua busta paga a un fornitore di servizi di gestione stipendi. Per una piccola tassa, il fornitore lo allevia di tutti i doveri sui salari, compresa l'amministrazione delle prestazioni (ad esempio, la salute e la pensione). Il fornitore è solitamente fuori sede; quando si verificano problemi con il libro paga, il datore di lavoro potrebbe non saperlo fino al giorno di paga. Inoltre, se il fornitore del servizio di gestione stipendi ha più clienti, potrebbe essere difficile ottenere aiuto immediatamente quando si presentano problemi relativi alle buste paga. Alcune informazioni, come i documenti fiscali, potrebbero non essere facilmente accessibili se il datore di lavoro utilizza un fornitore di libri paga. Deve richiedere le informazioni, che potrebbero richiedere del tempo per arrivare.
Soluzione
È probabile che si verifichino problemi relativi ai salari; la chiave è di minimizzarli. Il datore di lavoro dovrebbe esaminare le esigenze della sua azienda prima di implementare il sistema. Ad esempio, se ha una piccola azienda, ma si aspetta che cresca, il suo sistema di gestione stipendi dovrebbe fornire tale capacità.
