Come agente assicurativo, dovrai negare alcune affermazioni. Quando neghi un reclamo, devi inviare al cliente una lettera in cui esponi la tua ragione per negarlo. Questo può essere imbarazzante, ma fa parte del tuo lavoro. Mantieni la tua lettera professionale e concisa per rendere l'interazione il più semplice possibile per te e il cliente.
Suggerimenti
-
Assicurati di includere dettagli specifici sulla negazione o il cliente può citare in giudizio l'assicuratore per danni attraverso una richiesta di assicurazione in malafede.
Quali sono alcuni motivi per negare l'affermazione di un cliente?
Alcuni motivi comuni per negare le richieste di risarcimento sono:
- Il danno non è coperto dalla politica del cliente.
- Il cliente non ha pagato i suoi premi assicurativi.
- Non ci sono prove sufficienti per supportare il reclamo.
- Il reclamo non è stato presentato in tempo.
- Il cliente ha fornito informazioni errate.
Questo elenco non è esaustivo e potrebbero esserci altri motivi per negare il reclamo. Il punto importante è indicare chiaramente queste ragioni. Se il cliente non è soddisfatto dei motivi che fornisci, potrebbe avere il diritto di sporgere reclamo.
Cosa dovrebbe essere nella lettera di rifiuto della domanda?
La tua lettera di rifiuto dovrebbe includere:
- Il tuo nome, posizione e compagnia.
- La data in cui è stata presentata la richiesta.
- La data della tua negazione.
- La ragione del rifiuto.
- Il numero di politica del cliente.
- Il numero del reclamo.
Fai riferimento alla guida di stile della tua azienda e ai modelli per le lettere di rifiuto nel tuo settore per vedere se ci sono ulteriori informazioni che devi includere nella tua lettera. Ad esempio, potrebbe essere richiesto di fare riferimento alla legge dell'assicurazione auto senza colpa del proprio stato se si vive in uno degli stati che richiedono alle vittime di incidenti automobilistici di presentare richieste di protezione da lesioni personali (PIP).
Come si formatta una lettera di rifiuto di reclamo?
La tua lettera di rifiuto dovrebbe essere formattata come qualsiasi altra comunicazione commerciale. Ecco un modello di esempio da seguire:
La tua azienda Il tuo numero di telefono Il tuo indirizzo di posta elettronica
Nome del cliente e informazioni di contatto, formattate nello stesso modo in cui hai formattato il tuo nome e le informazioni di contatto sopra.
RE: reclamo rifiuto DATA: la data del calendario della tua lettera
Gentile (nome del cliente)
Corpo della lettera
Cordiali saluti,
Il tuo nome
Indicare qui il numero di allegati tra parentesi.
Come scrivi il corpo della lettera?
Nel primo paragrafo, affermare che la lettera è in risposta alla richiesta del cliente. Indica il numero del reclamo e il numero di politica del cliente, nonché la data in cui è stata fatta la richiesta. Fornire una breve panoramica della natura del reclamo. Nel secondo paragrafo, descrivi dettagliatamente i passaggi dell'indagine della tua azienda sul reclamo. Nel prossimo paragrafo, educatamente ma chiaramente dichiari che la società sta negando l'affermazione del cliente basata sulle sue conclusioni attraverso l'indagine.
Il tuo paragrafo conclusivo dovrebbe fornire istruzioni affinché il cliente ti contatti in caso di domande o commenti aggiuntivi sul reclamo o sul diniego. Ringrazia il cliente per la richiesta e i suoi affari. Dichiari che, sebbene tu abbia dovuto negare questo specifico reclamo, speri di continuare il tuo rapporto professionale con il cliente in futuro. Se hai dei contenitori, annotali qui.
