Un memo - abbreviazione di memorandum - è una comunicazione scritta che registra informazioni da condividere con un gruppo di persone in un ambiente professionale. Sebbene i memo possano essere formattati in una varietà di modelli, è importante includere le parti significative di un memo in modo che il memo funga da strumento di comunicazione efficace.
Intestazione
Un memo deve avere un'intestazione che specifica il mittente, il destinatario, la data e l'oggetto. Quando includi il nome di una persona nel memo, scrivi il suo titolo di lavoro dopo di esso. Inserisci il tuo titolo di lavoro dopo il tuo nome nel campo "Da". L'intestazione va in cima al memo, precedendo il testo. Se il promemoria è urgente, potrebbe essere una pratica comune nel tuo ufficio scrivere la parola "Urgente" nella parte superiore dell'intestazione.
La panoramica, che segue il titolo, spiega brevemente il contenuto del memo. Nella panoramica, introdurre lo scopo del memo, ad esempio per presentare un'idea o rispondere a un compito che ti è stato dato. La panoramica fornisce al lettore un'idea di base su cosa è la nota, in modo che possa decidere se leggere il memo immediatamente o successivamente.
Contesto
La sezione di contesto di un memo fornisce uno sfondo alle informazioni presentate. Questo aiuta il lettore a capire la connessione della nota ai rapporti d'affari. Ad esempio, potresti scrivere "A causa dei protocolli tecnologici avanzati …" Questa frase, e altri simili, aiutano il lettore a mettere il memo nel contesto di quello che sta succedendo nel business.
Compiti e Risoluzioni
Se lo scopo del tuo memo è quello di spiegare i compiti che eseguirai in risposta al contesto, puoi dirlo nella prossima parte del memo. Ad esempio, puoi dire: "Mi occuperò delle ricerche di mercato per la tecnologia …" Questo dà al lettore un'idea dei prossimi passi che stai compiendo. Se il tuo promemoria deve presentare una risoluzione, potresti scrivere: "I miei risultati concludono che la nuova tecnologia non gioverà alla nostra azienda perché …"
Dettagli
Alcuni memo richiedono l'inclusione di dettagli. Se è necessario includere statistiche, dati o ricerche di mercato, fornire questi dettagli in un nuovo paragrafo. Queste idee di supporto sono conosciute come la parte di discussione del memo.
Conclusione
Racchiudi il tuo memo con una breve conclusione che dice al lettore che cosa speri abbia ottenuto leggendolo. Il segmento di chiusura dovrebbe anche far sapere al lettore che accolga domande o commenti per la discussione.
allegati
Se si fa riferimento a grafici, grafici, politiche, report, minuti o altri documenti aziendali nel memo, allegarli sul retro del memo. Includere nella pagina della nota una nota in fondo alla quale sono allegati uno o più documenti.
