Tenere un meeting di lavoro di successo coinvolge non solo il contenuto e i membri della riunione, ma anche la disposizione dei mobili. Per organizzare efficacemente una stanza per un incontro di lavoro, è necessario prendere in considerazione la funzione dell'incontro e creare l'atmosfera e lo spazio di lavoro appropriati per la produttività. Se la stanza è ben organizzata per il vostro incontro, i collaboratori saranno in grado di lavorare e funzionare senza interruzioni o distrazioni per sfruttare appieno il tempo disponibile per la riunione.
Articoli di cui avrai bisogno
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tabelle
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Sedie
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Accessori di presentazione
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Chiusure lampo
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Nastro adesivo
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Lampade
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Tavolini laterali, se necessario
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Prodotti alimentari e bevande
Considera di conseguenza la funzione della stanza e le tabelle dei posti. Una riunione in stile discussione dovrebbe utilizzare uno stile a tavola rotonda organizzando le tabelle in una cerchia o in un semicerchio in modo che ogni partecipante possa vedere tutti gli altri. Le presentazioni possono utilizzare una sala riunioni configurata con un rettangolo grande o posizionare tabelle più piccole in file con ciascun partecipante rivolto nella stessa direzione.
Disporre i posti a sedere intorno ai tavoli in base alla disposizione del tavolo utilizzando comode sedie adatte alla lunghezza della riunione. Le sedie di plastica dura dovrebbero essere utilizzate solo per brevi (ore o meno) riunioni per mantenere i dipendenti concentrati e confortevoli. Posiziona da due a tre sedie in più sul lato della stanza nel caso ci siano più ospiti del previsto o una pausa per la sedia.
Posiziona qualsiasi oggetto di scena come podi, lavagne a fogli mobili, schermi per videoproiettori o poster di presentazione in un'area chiaramente visibile nella parte anteriore della stanza in modo che ciascun partecipante possa vederlo facilmente. Se utilizzerai volantini o cartelle, posizionali su ciascuna sedia lungo il tavolo o mettili da parte per distribuirli più tardi nella riunione. Non permettere a questi oggetti di ingombrare lo spazio di lavoro o di rendere difficile spostarsi all'interno della stanza, ad esempio impilandoli sul pavimento.
Spegni la suoneria su qualsiasi telefono nella stanza per evitare interruzioni; tuttavia, non scollegare il telefono per consentire le chiamate in uscita in caso di emergenza. Se i computer vengono utilizzati per la riunione, raggruppa tutti i cavi con le fascette per evitare di aggrovigliarsi con i piedi e avvolgere tutti i cavi sul pavimento che attraversano le passerelle.
Aggiungi un'illuminazione supplementare oltre l'illuminazione ambientale alla stanza per ammorbidire l'atmosfera e rendere le riunioni più lunghe meno visivamente tese. Posiziona le lampade sui tavolini laterali in modo che non siano d'intralcio o bloccino le vedute, ma evita le candele, che potrebbero emettere luce soffusa e profumo ma possono rappresentare un pericolo.
Installa una piccola area di servizio ristoro in un angolo della stanza o lungo un muro vicino alla porta per fornire acqua in bottiglia, bibite, caffè o snack come biscotti, biscotti o vassoi di frutta e carne. Se usi il cibo per lunghi incontri, evita gli alimenti ad alto contenuto di zucchero e assicurati che ci sia un cestino vicino all'area di servizio per tenere il tavolo pulito e in ordine quando l'ora dei pasti è finita.
Suggerimenti
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Se hai la possibilità di selezionare la sala riunioni, prova a trovare una stanza silenziosa lontana da rumori e distrazioni eccessivi mentre stai ancora posizionando la sala riunioni comoda per i bagni sullo stesso piano dell'edificio.
Se possibile, regola il termostato nella stanza in un ambiente confortevole in modo che i partecipanti non siano troppo caldi o freddi, creando disagio e distrazione dove non saranno in grado di concentrarsi sul compito da svolgere.
