Le riorganizzazioni possono essere necessarie per riflettere i modelli di business in evoluzione o le condizioni economiche, ma possono essere dirompenti sia per il personale che per i clienti senza una corretta pianificazione ed esecuzione. Lo sviluppo di un piano strategico per una ristrutturazione dipartimentale richiede la comunicazione durante tutto il processo. Quando il piano viene finalmente rivelato, a qualcuno potrebbero non piacere i risultati, ma nessuno dovrebbe sentirsi accecato da loro.
Dì alla tua dirigenza senior che stai considerando la possibilità di ristrutturare un dipartimento per riflettere le mutevoli condizioni del mercato. Formare un gruppo di persone chiave all'interno dell'azienda per servire come gruppo di analisi e pianificazione per riflettere sulle esigenze aziendali che circondano il dipartimento e su come dovrebbe apparire quando la ristrutturazione è completata.
Parlate con clienti e consumatori chiave dei prodotti e dei servizi del vostro reparto per scoprire le loro aspettative per il vostro dipartimento. Questi potrebbero essere clienti interni, clienti esterni o entrambi, a seconda della situazione. Determina quali problemi hanno con la qualità, la velocità e la reattività del tuo dipartimento.
Identifica i motivi della ristrutturazione e in che modo questo cambiamento aggiungerà valore al reparto e al business. Riportalo alla missione del dipartimento e alle dichiarazioni sulla missione e sul valore dell'azienda. Mentre continui a sviluppare il piano, assicurati che i cambiamenti conducano il tuo reparto lungo questo percorso.
Analizza i processi attuali del tuo dipartimento. Confrontali con la sua missione organizzativa e separa i processi principali da quelli duplicati altrove all'interno dell'azienda o che sono secondari rispetto al completamento degli obiettivi del dipartimento. Identificare gli spazi tra la performance effettiva e desiderata. Determina in che modo la struttura esistente consente o ostacola le prestazioni e la soddisfazione del cliente.
Ridisegnare i processi per aiutare a determinare il percorso migliore per la creazione di una struttura dipartimentale più efficiente. Queste revisioni dovrebbero migliorare la soddisfazione dei clienti e delle parti interessate e aumentare l'efficienza. Anche la riduzione dei costi può far parte di questi obiettivi, ma considerarli in relazione alla riprogettazione del processo. Riduzioni della forza lavoro che compromettono la capacità di condurre i processi necessari non aiuteranno il vostro dipartimento a riuscire.
Determina dove la struttura organizzativa ha bisogno di essere modificata. Potrebbero essere necessarie nuove posizioni o le posizioni attuali potrebbero aver bisogno di chiarire i loro ruoli e le loro aspettative. Valuta se il tuo attuale staff ha le capacità e le capacità per soddisfare nuovi ruoli e requisiti. In caso contrario, dovrai sviluppare un piano di allenamento per aggiornarli o fare nuove assunzioni per riempire la violazione.
Pianifica la tua strategia di implementazione. Sviluppa un lasso di tempo per quando verrà installata questa nuova struttura. Chiarire chi nella nuova struttura dipartimentale ha potere decisionale. Scrivi un nuovo organigramma e posiziona le descrizioni per chiarire al tuo staff quali sono le loro aspettative. Se hai bisogno di personale aggiuntivo, usa queste descrizioni di posizione per aiutarti a guidare nella giusta direzione.
Impegnarsi con il dipartimento delle risorse umane per pianificare la transizione. Determina se ci sono posizioni nell'azienda per quelle rese ridondanti dalla ristrutturazione dipartimentale. Se la ristrutturazione comporterà licenziamenti, seguire le procedure stabilite per assicurarsi che non vi siano pregiudizi nelle decisioni.
Comunicare con i dipendenti. Il personale probabilmente vedrà una ristrutturazione come mezzo per ridurre l'organico, quindi i dipendenti potrebbero essere scettici nei confronti della ristrutturazione. Mantenendoli nel ciclo, entrambi riducono l'influenza del mulino di voci e danno loro fiducia che c'è un piano in atto diverso dalla semplice riduzione dell'organico del dipartimento.
