La comunicazione esterna è il modo in cui un'azienda o un'organizzazione comunica con chi è al di fuori della struttura organizzativa. Questo spazia da clienti e clienti, a fornitori di servizi di pubblica utilità e partner commerciali, a entità di raccolta fondi e praticamente chiunque non sia nel libro paga dell'azienda. Una buona comunicazione esterna è tanto importante quanto una buona comunicazione interna, quindi è necessario prestare particolare attenzione a garantire che le persone esterne alla società ricevano la stessa cura e rispetto di quelle interne all'azienda.
Raccogliere feedback esterni. Il feedback si riferisce alle segnalazioni fatte all'azienda da tutte le fonti esterne che evidenziano punti di forza e debolezze nella capacità di fornire servizi e prodotti. Se i clienti chiamano per protestare o offri sondaggi a clienti che valutano le tue prestazioni o usano un altro metodo, il feedback indicherà le lacune nella tua capacità di comunicazione.
Affronta i problemi di comunicazione esterna che trovi. Potresti scoprire che i clienti sentono di non essere trattati con rispetto, o che gli viene data la scappatoia dai rappresentanti delle aziende. Potresti scoprire che il tuo servizio di posta elettronica invia messaggi di posta elettronica errati dai client come spam in modo tale che richieste e domande non vengano ricevute. Esistono centinaia di potenziali problemi di comunicazione esterna. Una volta che scopri esattamente cosa causa problemi di comunicazione, puoi procedere.
Creare una soluzione per i problemi di comunicazione esterna. Ad esempio, se i clienti segnalano che i rappresentanti usano troppo gergo tecnico, quindi addestrano i rappresentanti a rompere le cose nel modo più semplice necessario. Se i tuoi clienti segnalano che il tuo servizio telefonico non funziona, ripristinalo e impostalo per navigare il più facilmente possibile. Se i clienti online vogliono maggiori informazioni, aggiorna il tuo sito web e magari offri loro un modo per tenere traccia degli ordini o ottenere un aiuto immediato da un rappresentante. Qualunque sia la soluzione, dovrebbe risolvere il problema e presentare una soluzione praticabile.
Raccogli feedback sulla soluzione per il tuo problema di comunicazione esterna. È necessario ottenere i sentimenti di coloro che sono interessati dalla soluzione per verificare se ha risolto il problema, sia per i dipendenti della propria azienda che per i rappresentanti esterni che partecipano al processo di comunicazione esterna.
