Qualsiasi azienda che vende un prodotto ha inventario. I prodotti devono essere accuratamente valutati per massimizzare i profitti e per essere competitivi rispetto ai concorrenti del mercato. Per fare questo, è necessario conoscere il valore dei prodotti e il costo per produrli. Ecco due metodi per registrare e rintracciare queste informazioni vitali: i sistemi di inventario perpetuo e periodico.
Inventario definito
La maggior parte pensa all'inventario come alla fornitura di articoli a disposizione che sono offerti in vendita. Mentre questo è vero, l'inventario è anche il nome per i vari account in cui il contabile o il contabile registra queste informazioni. Un rivenditore che acquista prodotti finiti e li rivende può avere un sistema di inventario relativamente semplice; i produttori avranno molti altri account per tracciare il valore del lavoro in corso e il valore delle materie prime utilizzate nel processo di produzione.
Sistema di inventario perpetuo
Con un sistema di inventario perpetuo, tutte le transazioni vengono registrate nell'account di inventario nel momento in cui si verificano. Il saldo del conto riflette l'inventario disponibile in qualsiasi momento. Il ritardo fisico nella registrazione delle transazioni è tutto ciò che separa il saldo dell'account dall'essere in tempo reale. Con soluzioni tecnologiche come scanner di punti vendita, questo ritardo può essere molto piccolo. Poiché i conteggi e i valori delle scorte vengono mantenuti costantemente, non è richiesto il conteggio fisico dell'inventario con il sistema perpetuo.
Sistema di inventario periodico
Il sistema periodico utilizza più account per registrare le vendite, gli acquisti di nuovi prodotti e i resi dei clienti, tra gli altri. Questi account vengono mantenuti fino alla fine del periodo di inventario, che può essere mensile, trimestrale o qualsiasi altro periodo di tempo determinato dalla società, quindi riconciliati con l'account di inventario. A quel tempo, i conti delle transazioni vengono azzerati in preparazione del prossimo periodo di inventario. Un sistema di inventario periodico richiede anche un conteggio fisico dell'inventario alla fine del periodo. Vengono apportati tutti gli adeguamenti necessari al conto di inventario e il periodo è completo.
Regulatory Oversight
L'inventario è un bene, proprio come il denaro e il patrimonio immobiliare. Come altri beni, l'inventario può essere manipolato da manager senza scrupoli. Il Sarbanes-Oxley Act del 2002, emanato in risposta agli scandali contabili pubblici dell'epoca, ha codificato il requisito secondo cui le informazioni rilasciate da una società devono essere accurate sotto tutti gli aspetti sostanziali. Le imprese devono verificare che i controlli interni in essere siano adeguati e funzionanti e che tutte le dichiarazioni finanziarie siano accurate. Sono previste penalità per mancato rispetto. L'atto ha in gran parte ripristinato la fiducia nell'accuratezza delle informazioni disponibili per i potenziali investitori.
Come scegliere
Il fattore principale nel decidere se utilizzare il sistema periodico o perpetuo è la capacità dell'azienda di registrare i dati di vendita nel momento in cui avviene. La tecnologia rende questo più probabile che mai, quindi molte aziende optano per il sistema perpetuo. Un'azienda che, per qualsiasi ragione, non è attrezzata per fare ciò, può optare per il sistema periodico. In entrambi i casi, le regole che regolano la contabilità di magazzino sono soggette alle leggi prevalenti e agli standard del settore contabile, noti negli Stati Uniti come principi contabili generalmente accettati (GAAP).
