G & A è responsabile della stenografia delle spese generali e amministrative. Alcune spese aziendali possono essere assegnate a specifici dipartimenti o progetti, ad esempio, manodopera e forniture per un progetto di produzione o la forza di vendita che conduce al reparto vendite. G & A si riferisce a spese a vantaggio dell'intera azienda piuttosto che di un dipartimento o progetto. Esempi di spese amministrative includono spese legali, tariffe contabili e assicurazione aziendale.
G & A Versus Overhead
Le spese amministrative in contabilità sono molto simili a spese generali. Entrambi i concetti si riferiscono a spese che non possono essere assegnate a attività specifiche. Lo stipendio, per esempio, un fisico che lavora sulla fusione fredda, può essere assegnato come spesa a quel progetto di ricerca. Il supervisore del laboratorio, tuttavia, può gestire la ricerca sulla fusione fredda e tre o quattro progetti contemporaneamente. Le utilità per il laboratorio contribuiscono a tutte le diverse ricerche fatte lì. I costi basati sui progetti sono talvolta denominati costi diretti, dove G & A e spese generali sono indirette.
Mentre le persone usano overhead e G & A in modo intercambiabile, ci sono delle differenze. Le spese generali sono relative al progetto, ma non a progetti specifici. Le spese per il supervisore di laboratorio o per un manager che supervisiona due o tre progetti diversi sono considerate spese generali. Così fanno le utility o il costo di tenere una riunione di revisione del progetto per tutti i project manager. Se non hai progetti in corso, non hai nessun sovraccarico.
Le spese G & A si applicano all'intera organizzazione. Anche se la tua azienda non ha contratti o progetti, continuerà a presentare fatture G & A:
- Spese di contabilità
- Spese legali.
- Assicurazione di responsabilità civile generale.
- Tasse bancarie.
- Licenze aziendali.
- Risorse umane per la formazione di nuovi lavoratori.
- Forniture per ufficio
Tutti questi costi esistono anche se non viene eseguito alcun lavoro fatturabile o se le vendite sono chiuse.
Spese amministrative in Contabilità
Il tuo contabile deve tenere traccia delle spese G & A proprio come qualsiasi altra cosa per cui spendi denaro. I contabili comunicano G & A per un determinato periodo nel conto economico. Il conto economico tiene traccia dei soldi guadagnati e delle spese sostenute durante l'anno o trimestre precedente, per esempio. La riga superiore della dichiarazione riporta le tue entrate per l'anno. Di seguito riportiamo il costo dei beni venduti, quindi le spese amministrative.
La contabilità diventa più complicata se stai lavorando a un contratto federale. I contratti governativi richiedono di legare tutte le fatture a progetti specifici. Se la fatturazione include spese generali o G & A, dovrai destinare una parte di tali spese al progetto pertinente.
Gestione di G & A
G & A è spesso una sfida per i contatori di fagioli dell'azienda. Queste spese non contribuiscono direttamente ai profitti, quindi sembra che siano un ostacolo per il business. Ciò li rende un bersaglio naturale per il taglio dei costi. Il problema è che molte delle spese generali e amministrative sono fisse, come affitto, assicurazione e spese legali. Ciò rende difficile eliminarle o ridurle senza molto lavoro e pianificazione. Alcune aziende vanno molto d'accordo con G & A perché sono decentralizzate. Un business con un comando centrale più forte di solito richiede maggiori spese di G & A.
Tagliando attentamente G & A, rendendo più efficienti le funzioni amministrative e di supporto che possono ridurre le spese e aumentare il valore dell'azienda. Se la gestione taglia troppo aggressivamente o elimina i rami sbagliati, può danneggiare il valore dell'azienda nel lungo periodo. Se l'azienda riduce attentamente G & A, può liberare denaro per usi più redditizi come investimenti o R & S. Nessuna soluzione funziona per tutti; cambierà con l'industria, le dimensioni e i punti di forza della compagnia.
In generale, tuttavia, è meglio ridurre G & A quando la società sta andando bene piuttosto che aspettare fino a quando non è sottoperformante. A quel punto, è più probabile che la direzione tagli alla G & A per disperazione piuttosto che pianificare attentamente.
