Le aziende organizzano seminari per formare o presentare informazioni a dipendenti, clienti, investitori e partner commerciali. Gli organizzatori utilizzano una serie di attività di presentazione, tra cui conferenze, presentazioni di keynote, sessioni di domande e risposte, tavole rotonde, sessioni interattive, video e presentazioni, per coinvolgere il pubblico e raggiungere i propri obiettivi.
Obiettivi del seminario
Gli obiettivi del seminario determinano la scelta delle attività di presentazione. Ad esempio, in un seminario di formazione, il presentatore potrebbe voler sviluppare la conoscenza o la comprensione di un argomento. Una lezione supportata da diapositive o video e sessioni di breakout o domande e risposte sarebbe un'attività appropriata. Se l'obiettivo è quello di sviluppare competenze, il presentatore dovrebbe includere anche dimostrazioni. Un seminario per comunicare informazioni importanti, come un annuncio di un nuovo prodotto, risultati finanziari o una fusione, dovrebbe includere una presentazione di keynote, una tavola rotonda e una sessione di domande e risposte.
Lezioni frontali e presentazioni chiave
L'attività di presentazione più elementare è un discorso o una lezione di un esperto in materia. Se ci sono un certo numero di presentatori in un seminario, alcuni possono dare presentazioni chiave. Le note chiave sono presentazioni che coprono gli argomenti più importanti e sono generalmente fornite da dirigenti o figure del settore. Mentre le lezioni e le note chiave impartiscono informazioni, sono una forma di comunicazione a senso unico e si basano su relatori competenti per attirare l'attenzione del pubblico.
Materiale di supporto dell'altoparlante
Diapositive, video e altri aiuti visivi, come lavagne a fogli mobili e diagrammi, aiutano i relatori a spiegare concetti complessi o a rendere più chiari i dati. Le diapositive dovrebbero essere semplici e ordinate in modo che il pubblico ascolti il presentatore, piuttosto che leggere le informazioni sullo schermo. Apple Corporation consiglia di inserire brevi video in presentazioni più lunghe per mantenere l'attenzione del pubblico.
Sessioni di breakout
L'introduzione di sessioni di approfondimento aumenta il coinvolgimento del pubblico in un seminario, aiuta a rafforzare il contenuto della presentazione e fornisce agli organizzatori un feedback immediato sulle sessioni di seminario. Piccoli gruppi si incontrano in aree separate, all'interno o all'esterno della sala principale del seminario. Discutono il contenuto delle presentazioni e riferiscono le loro opinioni al resto del pubblico. Una società che presenta un nuovo prodotto alla sua forza vendita, ad esempio, potrebbe chiedere ai rappresentanti di vendita di discutere e proporre modi per presentare il prodotto ai clienti durante la sessione interattiva.
Tavole rotonde e sessioni di domande e risposte
Organizzare una sessione di tavole rotonde durante un seminario offre al pubblico l'opportunità di ascoltare le opinioni di diversi esperti che discutono di un argomento importante. Idealmente, i partecipanti dovrebbero provenire da contesti diversi o avere punti di vista opposti per dare al pubblico una prospettiva equilibrata. L'introduzione di una sessione di domande e risposte consente al pubblico di scoprire di più su un argomento dalla propria prospettiva. Gli organizzatori possono invitare domande dal piano dopo ogni sessione di seminario o chiedere al pubblico di fornire domande prima del seminario, con i relatori che rispondono durante una singola sessione. Il primo approccio aiuta a costruire un dialogo tra pubblico e presentatori, ma può causare problemi con i tempi di seminario in caso di sovraccarico delle sessioni di domande e risposte.
