Documentare correttamente i verbali delle riunioni richiede una grande quantità di organizzazione e attenzione ai dettagli. Poiché i verbali delle riunioni diventano spesso documenti legali, è importante riassumere le discussioni in modo accurato. Creare una copia di backup e archiviarla in un luogo sicuro e distribuire copie extra alle parti interessate. Con la pratica, diventa molto più facile documentare i minuti di riunione in modo accurato e conciso.
Articoli di cui avrai bisogno
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Computer portatile
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Software di elaborazione testi
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Agenda delle riunioni
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Copia delle regole dell'ordine di Robert
Documentare i verbali delle riunioni
Arriva presto, per avere il tuo laptop pronto e pronto per partire. Annota la data, l'ora, la posizione e l'elenco dei partecipanti. Registra il maggior numero di discussioni sulla riunione possibili per la velocità di digitazione. Non preoccuparti di errori ortografici o grammaticali. Se si dimentica un passaggio importante, come il passaggio di un movimento o di un'azione, è opportuno chiedere ai partecipanti alla riunione di chiarire la formulazione. Salvare il documento di tanto in tanto per evitare perdite di dati.
Modifica i verbali della riunione il prima possibile dopo la riunione, quando la memoria della discussione è ancora fresca. Correggere eventuali errori di ortografia o grammatica e assicurarsi che la formattazione sia coerente in tutto il documento. Inserisci una filigrana "bozza" per informare i lettori che i minuti non sono ancora stati approvati e resi ufficiali. Salvare il file utilizzando un nome di file facile da identificare e differenziare in seguito, come "StrataCouncilMinutesDecember5".
Invia i minuti al presidente della riunione o a un'altra persona designata per rivedere la discussione. Modifica di nuovo i minuti, in base al feedback che ricevi. Durante la modifica, fare attenzione a mantenere l'integrità dei minuti. Non aggiungere discussioni che non si sono verificate o rimuovere le discussioni che si sono verificate. Salva di nuovo il file.
Conservare la filigrana "Bozza" nel documento finché i minuti non ricevono l'approvazione formale. Questo di solito si verifica in riunioni successive dello stesso comitato.
Una volta che il comitato approva i minuti, rimuovere la filigrana "Bozza" e salvare di nuovo il file. Distribuire i verbali approvati ai membri del comitato, se necessario.
Suggerimenti
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Avere una copia delle Regole dell'ordine di Robert (o qualsiasi altra guida che il comitato utilizza) da utilizzare come riferimento durante la riunione. Questo può aiutarti a registrare correttamente i procedimenti di riunione.
Alcune persone preferiscono ancora documentare i verbali delle riunioni usando prima la stenografia, quindi digitare le note in un secondo momento. Questo metodo può funzionare altrettanto bene come prendere minuti con un laptop. Dipende dalle tue preferenze personali.
Per riunioni molto importanti, prendere in considerazione l'uso di un registratore per effettuare una registrazione audio degli atti.
