L'inventario just-in-time, o JIT, è un processo progettato per tagliare gli investimenti delle imprese nell'inventario, liberando così fondi da investire in altre parti dell'azienda, come manodopera o infrastrutture. Le aziende trasportano quantità ridotte di materie prime, facendo affidamento su un sofisticato sistema contabile che prevede le future esigenze di inventario e le ordina appena prima che siano necessarie. Le consegne sono più piccole ma più frequenti, creando un piccolo magazzino rotante di prodotti freschi. L'obiettivo di questo sistema è quello di consegnare i componenti alla struttura poco prima che siano necessari invece di tenere a portata di mano un ampio inventario di parti o ingredienti. Con meno soldi accumulati nei materiali negli impianti di stoccaggio, le aziende sono libere di migliorare o espandere più facilmente.
Esistono numerosi vantaggi e svantaggi dei sistemi di inventario just-in-time. Sul lato positivo, il capitale di esercizio non è vincolato, le scorte di magazzino diventano meno obsolete e gli ordini di produzione sono più facili da cambiare perché c'è così poco prodotto da portare a termine. Non è tutto positivo, comunque. Anche con risparmi significativi su tutta la linea, ci possono essere abbastanza svantaggi di JIT per fare in modo che qualsiasi imprenditore possa dare un'occhiata seria al processo.
Svantaggi dell'inventario just-in-time
Nei sistemi di inventario just-in-time, le aziende ordinano la quantità minima di inventario da sottoporre fino alla prossima data di consegna. Un ristorante che utilizza questo sistema con un programma di consegna bisettimanale dovrebbe ordinare solo cibo sufficiente a durare in media quattro giorni di attività. La maggior parte di questi sistemi si basa su dati comparativi dell'anno precedente e presumono che gli affari rimarranno relativamente statici di anno in anno. Se il principale concorrente del ristorante cessa improvvisamente, può vedere un'improvvisa crescita delle entrate che non era stata pianificata in anticipo. Di conseguenza, potrebbe non esserci abbastanza cibo sugli scaffali per durare tutta la settimana. Trovare fonti alternative per forniture alimentari di emergenza può essere impossibile o, nel migliore dei casi, molto costoso.
D'altra parte, un'improvvisa e inaspettata diminuzione degli affari può significare che gli ingredienti in eccesso sugli scaffali, possibilmente guastati prima di essere utilizzati. Con un sistema automatizzato, possono essere necessari due o tre cicli di inventario prima che un imprenditore possa regolare la quantità di prodotto in arrivo. Ciò pone anche un problema per l'anno successivo, poiché il sistema si aspetta un nuovo calo del business e probabilmente non ordinare abbastanza ingredienti per la settimana.
Difficoltà con affari extra a sorpresa
Uno dei maggiori svantaggi di business in tempo reale è la mancanza di flessibilità quando si tratta di fortuna. Nella maggior parte delle aziende, un cliente che arriva e desidera ordinare una quantità enorme di prodotti è una buona cosa. Per un'azienda di T-shirt con un nuovo account scolastico, può significare rendere il nuovo cliente più lungo di quello che desidera solo per ottenere un ordine completo. Le piccole imprese non possono permettersi di ridurre i salti mortali, ma può essere quasi impossibile trovare abbastanza materie prime in breve tempo per prendersi cura di quei nuovi e proficui clienti.
Questo può essere risolto in due modi. Nel primo caso, i nuovi clienti possono ottenere l'ordine desiderato, ma dovranno attendere molto più tempo per ottenerlo a causa della mancanza di inventario. A seconda del tipo di maglia che desiderano, potrebbero essere necessarie settimane per trovare una scorta sufficiente per soddisfare i nuovi clienti. D'altra parte, se il proprietario del negozio di magliette riesce a trovare una fornitura pronta di camicie di base che soddisferanno il cliente, è probabile che costino più denaro di quanto il normale fornitore del negozio addebiterà. Il cliente che sopravvive può effettivamente finire per costare i soldi della compagnia abbassando il margine di profitto quasi fino al nulla.
Più pianificazione e formazione richiesti
Molte piccole imprese effettuano l'inventario e l'ordinazione dei materiali a mano usando carta e matita, almeno all'inizio. Anche quelli abbastanza grandi da richiedere o vogliono un programma di inventario del computer lo fanno con semplici app. Nella maggior parte dei casi, è sufficiente fare l'inventario un paio di volte al mese, solo per tenere traccia di ciò di cui avrai bisogno. In questi casi, l'inventario è un processo semplice e può essere facilmente insegnato a qualsiasi dipendente in un breve lasso di tempo.
Con un sistema di inventario JIT, l'intero processo di inventario è più complesso. I dipendenti devono essere addestrati a fare inventario molto dettagliato su base molto frequente. La precisione è fondamentale perché l'intero sistema di ordinazione per l'azienda si basa su quei numeri. I dipendenti dovranno imparare a utilizzare elaborati sistemi informatici, che possono essere difficili per coloro che non hanno familiarità con i computer installati in ufficio. Al fine di formare e mantenere dipendenti in grado di gestire questi compiti di inventario, potrebbe essere necessario aumentare i costi di manodopera. Inoltre, dovrai trovare fornitori disposti a lavorare con te consegnando le forniture più volte ogni settimana senza aggiungere spese di spedizione esorbitanti per ogni ordine. È anche una pratica intelligente per creare relazioni con fornitori minori di forniture di emergenza in caso di interruzione del processo di inventario / consegna.
Una catena di fornitura stretta significa meno controllo
La maggior parte dei proprietari di piccole imprese sono orgogliosi della loro capacità di fare perno e di cambiare rapidamente le cose quando le forze economiche intorno a loro lo richiedono. Con i sistemi di inventario just-in-time, è molto più difficile farlo. Un panificio del quartiere saprà generalmente quando le celebrazioni locali avverranno e ordinerà di conseguenza. Ma se il fornaio scopre che un nuovo wedding planner sta cercando un rifornimento di emergenza di cupcakes fantasia, ha poche possibilità di intensificare e raggiungere il lavoro.
Anche se riesce a ottenere l'ordine di cupcake, se il fornitore del fornaio di decorazioni per torta d'argento è esaurito, ha meno opzioni per offrire il potenziale nuovo cliente. Qualsiasi tipo di interruzione nella catena di approvvigionamento in qualsiasi punto del sistema avrà infine un impatto sulla linea di fondo della piccola impresa utilizzando questo sistema. Con meno opzioni per offrire ai clienti e minori opportunità di modificare i piani aziendali con breve preavviso, le scorte just-in-time possono ridurre le opportunità che altrimenti potrebbero far crescere una piccola azienda.
Problemi con i disastri naturali
Tornado, uragani, inondazioni e altri disastri naturali possono avere un enorme impatto su qualsiasi attività commerciale, così come i disordini civili o le azioni di polizia. La differenza con i sistemi di inventario just-in-time è che l'effetto può essere sentito molto più duramente. Il pericolo non è solo quello che succede quando emergono emergenze vicino al business, ma anche quando accadono in altre aree dove si trova il fornitore di un'azienda.
Un negozio di caffè locale che utilizza l'ordinamento JIT generalmente manterrà abbastanza fagioli a disposizione per tre o quattro giorni di vendite medie. Potrebbero avere un giorno in più di provviste, ma non di più. Se il loro torrefattore, situato nello stato successivo, viene colpito da un tornado o da un incendio, il proprietario del coffee shop avrà poco tempo per arrampicarsi e trovare un nuovo fornitore commerciale di fagioli. Se i suoi clienti sono abituati a un certo mix di miscele brevettate, potrebbe non essere in grado di tenere le sue porte aperte per più di pochi giorni prima di esaurire le scorte.
La necessità di investimenti IT più elevati
I sistemi di inventario just-in-time sono così complessi che sono praticamente impossibili da utilizzare senza un computer e programmi dedicati. Le aziende avranno bisogno di tracciamento delle scorte, creazione degli ordini, previsione delle vendite e una miriade di altri programmi per far funzionare correttamente questo sistema. Ciò significa un grande investimento in hardware e software, oltre a tempi di formazione per dirigenti e dipendenti. Ci saranno costi di manodopera aggiuntivi, compiti di supervisione supplementari e più tempo necessario per l'inserimento dei dati.
Una volta che tutti questi sistemi sono stati installati e le persone sono state addestrate, l'intera azienda si affida ora al sistema informatico per funzionare in modo impeccabile. Nella maggior parte dei casi, lo fanno, ma i problemi sorgono. Questa è la ragione per cui esistono reparti IT. Qualsiasi azienda con un sistema JIT deve avere una relazione con un professionista IT che abbia familiarità con l'hardware che ha installato, così come una familiarità con i professionisti che lavorano per la società JIT. Nessuna azienda può permettersi di avere il proprio sistema di inventario offline per giorni, a causa di un bug nel software o di un problema tecnico nel computer. Le riparazioni di emergenza possono essere costose e potrebbero non essere disponibili anche nelle notti o nei giorni festivi. I proprietari di smart business creano un piano di backup per le emergenze, ma sono al meglio temporanei stopgap.
Affidabilità necessaria per un unico fornitore
La creazione di un sistema JIT richiede la creazione di relazioni con i principali fornitori che forniranno le materie prime settimanali di cui un'azienda ha bisogno. Mentre questi legami commerciali possono essere un vantaggio per qualsiasi azienda, ci sono anche aspetti negativi di questo accordo.
Un proprietario di un ristorante pizzeria che fa affidamento su una società di fornitura di ristoranti ha il vantaggio di sapere quanto pagherà per le merguez e la farina ogni settimana, rendendo più facile il controllo dei costi alimentari. D'altra parte, è limitata nella sua capacità di dare un'occhiata ai concorrenti del suo fornitore per vedere quali prezzi offrono per gli stessi prodotti. Se un fornitore in tutta la città sta offrendo peperoni a metà prezzo in quella settimana, non può semplicemente effettuare un singolo ordine prima di tornare al suo fornitore stabile. Può cambiare fornitore, ma non c'è modo di guardarsi intorno per trovare i prezzi migliori ogni settimana.
Lo stesso problema si verifica se il fornitore decide di aumentare i prezzi. Il proprietario del negozio di pizze è bloccato a pagare i prezzi più alti fino a quando non riesce a trovare un fornitore simile che offre prezzi migliori e che è disposto a lavorare con lei nel suo programma di ordinazione. In entrambi i casi, l'inventario JIT riduce drasticamente la capacità di un imprenditore di trovare il miglior costo per le materie prime.
Problemi con la soddisfazione del cliente
Quando i sistemi di inventario just-in-time funzionano, funzionano bene. Tuttavia, quando questi sistemi si rompono, le aziende possono soffrire su più fronti. Mancanza di inventario significa perdita di affari, ma questo è solo l'effetto immediato. I clienti insoddisfatti che non riescono a ottenere quello che vogliono o che devono aspettare più del solito per far rispettare gli ordini sono un vero problema nell'ambiente aziendale di oggi.
Internet ha un'enorme influenza su quasi tutte le piccole imprese, e i clienti infelici hanno una maggiore quantità di energia per ferire le aziende come mai prima d'ora. Rassegna siti come Yelp e Facebook, Twitter e altri siti di social media danno ai clienti una voce che non hanno mai avuto prima. Una recensione negativa, se scritta in uno stile divertente o scioccante, può essere abbastanza per ferire gravemente qualsiasi piccola impresa oggi. Recensioni aziendali virali sono la roba della leggenda di Internet, e alcuni sono stati ripetuti per anni. In un'epoca in cui ogni cliente ha il potere di chiudere un'attività se è sufficientemente motivato, gli imprenditori stanno andando oltre per renderli felici. Mantenere un inventario sufficiente per mantenere i clienti soddisfatti può essere una grande parte di questa strategia.
