Quando si gestisce un progetto, la linea di fondo è sapere cosa comportano i risultati. "Deliverables" è un termine generico che si sente sempre nel mondo degli affari, e sarebbe facile pensare che si riferisca ai prodotti fisici che si ricevono, ma è molto più ampio di così.
Quali sono i risultati?
Essenzialmente, i deliverable sono l'output di un progetto. Ma ci sono alcuni tipi di deliverable: deliverable interni ed esterni e deliverable di progetto e di processo.
I deliverable esterni sono i servizi o prodotti che un cliente o un cliente ha incaricato un'azienda di fornire. È qualcosa che la tua attività crea in vendita per generare reddito per l'azienda.
I deliverable interni sono attività e lavori completati all'interno dell'azienda che non sono guidati dai clienti ma sono un requisito per la corretta gestione dell'azienda. La presentazione delle tasse, la gestione delle scartoffie e la gestione dei conti sono tutti considerati interni. I deliverable interni non attraverseranno mai la scrivania di un cliente, ma potrebbero essere prodotti per autorità come l'IRS o gli organismi di licenza. Sono ancora all'interno (interni) della tua azienda o necessari per la gestione della tua azienda.
I deliverable di progetto e i deliverable di processo rientrano entrambi nella categoria dei deliverable esterni poiché si riferiscono al lavoro basato sul cliente.I risultati del progetto sono risultati orientati al cliente; tutti i prodotti e servizi che devono essere forniti al cliente come risultato del progetto.
I deliverable di processo, d'altra parte, sono parte del lavoro svolto per completare il deliverable del progetto. Si tratta di documenti, piani, modelli, eventuali chiarimenti sulla portata e persino le suddivisioni della struttura di lavoro che vengono create per il team interno.
Comprensione dei risultati del progetto
Quando clienti o clienti si impegnano in un'attività commerciale per fornire un servizio o vendere un prodotto a loro, il risultato che ricevono è la consegna del progetto. Può essere un prodotto fisico, ma può anche essere qualcosa di intangibile, come un servizio, un rapporto o un file del computer.
Ad esempio, quando una compagnia aerea stipula con Boeing un nuovo velivolo per loro, specificano ciò che richiedono dall'aereo: dalle dimensioni, alle sedie e al design. L'aereo diventa il deliverable. E se un'azienda tiene una conferenza interna e assume un trascrittore per registrare e documentare l'evento, i loro file di trascrizione sono anch'essi disponibili.
I prodotti finali possono essere output creativo, hardware, software, documenti, attrezzature e altri servizi. Possono essere lavori a breve termine o progetti a lungo termine massicciamente complessi.
Più chiaramente i risultati finali sono definiti nei contratti di progetto, più agevole sarà il processo di consegna.
Definire i risultati del progetto
Non è sufficiente dire cosa sarà consegnato alla fine del progetto. È essenziale disporre di un chiaro ambito, costi e tempistiche stabiliti nel contratto di deliverable in modo che entrambe le parti concordino su ciò che verrà consegnato, quando sarà consegnato e per quanto.
Ad esempio, supponiamo che stai contraendo la consegna di un nuovo sito web aziendale per la tua azienda di abbigliamento. Più specificità puoi fornire per ciò che richiedi del sito web, più è probabile che tu abbia i risultati che desideri.
Pertanto, delineando i risultati finali dovrebbe includere l'elenco di tutti gli aspetti necessari nel sito Web:
- Un portale di e-commerce dinamico in cui i clienti possono vedere l'abbigliamento in più viste con funzionalità di zoom-in.
- I clienti possono acquistare online con carte di credito, PayPal e Interac in più valute.
- L'integrazione dell'aggregazione della mailing list si trova nella lista dei desideri del dipartimento marketing.
- Il reparto prodotti desidera che il sito web sia facilmente aggiornato con un nuovo prodotto, ma deve anche adeguare l'inventario dell'azienda 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in modo che i prodotti non siano ipervenduti o lasciati invenduti a causa di un cattivo rilevamento dei dati.
Ognuno di questi aspetti può essere dettagliato nel contratto di progetto. I risultati del processo saranno quindi decisi internamente dal team di progetto in modo tale da portare rapidamente avanti il progetto in modo tale da soddisfare le scadenze dei deliverable esterni.
In questo caso, potrebbero esserci più di un deliverable. Il primo potrebbe essere il mock-up del design del sito web e il secondo risultato sarà il sito web funzionante o il wireframe. Il primo risultato finale dovrà essere approvato prima che possa essere creato il secondo deliverable e il contratto dovrà avere i criteri di accettazione dei deliverable chiariti.
Passi nella definizione dei risultati
Le due parole più importanti da tenere a mente quando si definiscono i risultati sono "specifici" e "misurabili".
Le specifiche arrivano nella fase di pianificazione del progetto, ed è qui che verranno stabiliti i dettagli per ciò che deve essere il risultato; il deliverable. Una volta confermate le specifiche, è possibile calcolare i costi e la manodopera e approvare un budget client.
Le pietre miliari fanno parte dell'aspetto "misurabile" dei risultati, ma sono per uso interno - deliverable di processo - solo un punto di controllo lungo il percorso verso il completamento del progetto e il rilascio del lavoro del cliente.
Un altro aspetto della parte misurabile dei risultati del progetto è che devono soddisfare i criteri di accettazione. A tal fine, il cliente deve essere chiaro in ciò di cui ha bisogno durante la stesura del contratto, oppure potrebbe avere poca ricompensa se i risultati finali non sono all'altezza di quanto previsto.
Linee di base e pietre miliari
O stai lavorando a un progetto che richiede risultati, o sei impegnato a ricevere risultati. In un modo o nell'altro, il progetto ha bisogno di linee di base e pietre miliari per garantire il successo.
Le linee di base del progetto possono essere la baseline dell'ambito, la baseline del programma o la baseline dei costi. Insieme, sono linee di base di misurazione delle prestazioni e non sono definiti fino a quando la pianificazione del progetto non è completata. Devono essere un quadro di supervisione durante l'avvio del progetto.
La baseline dei costi è il budget previsto. Scope copre l'intera gamma del progetto e quali dovrebbero essere le aspettative e il risultato. Il programma è la tempistica per l'esecuzione e la consegna. Se, o quando, i dettagli del progetto cambiano, devono essere annotati e le linee di base dovranno essere modificate.
Nel monitorare l'accuratezza delle linee di base, le pietre miliari sono importanti. Le pietre miliari sono compiti o risultati che una volta completati aiutano ad accelerare i risultati finali di qualsiasi progetto. Le pietre miliari possono essere grandi traguardi, come il completamento della cornice in un nuovo magazzino o qualcosa come un contratto firmato. In generale, le milestone sono una funzione interna, un mezzo per monitorare il progresso che aiuta il team del progetto a rimanere in linea con le date di completamento.
Se le pietre miliari di un progetto vengono perse o le linee di base si stanno spostando, significa che i risultati finali potrebbero non rispettare la scadenza.
Gestire i risultati del progetto
L'oscillazione dell'oscilloscopio può far deragliare i risultati finali se l'ambito del progetto si espande dopo l'inizio delle attività. Per limitare questo, è necessario chiarire quali sono i deliverable coinvolti nell'accordo iniziale del progetto e creare tempo e budget aggiuntivi, se necessario, se vengono aggiunti nuovi deliverable. Assicurati di ottenere l'approvazione di tutte le parti interessate in questi casi.
I clienti e le altre parti interessate possono migliorare il successo del progetto attraverso il loro contributo su quali dovrebbero essere i criteri di accettazione. Sii chiaro sull'uso finale previsto dei risultati e qual è il suo scopo, per assicurarti di soddisfare i bisogni e i requisiti dei risultati finali.
Utilizzare software di gestione dei progetti per tenere tutti aggiornati e aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto e su quanto lavoro ancora da fare per il completamento. Questo può essere particolarmente produttivo dove ci sono più di un deliverable esterno. Garantire che i processi, i tempi e gli obiettivi siano espliciti e diretti e delegare le attività.
