Sei comprensibilmente deluso di ricevere un rifiuto formale di qualsiasi tipo. Ma ricorda, quasi ogni decisione può essere appellata, cioè chiedere alla parte che decide di dare un'altra occhiata e riconsiderare la propria decisione. Il modo in cui scrivi la tua lettera di riconsiderazione ha anche definito una lettera di appello che ha molto a che fare con il fatto che la tua richiesta sarà onorata o addirittura avrà una seconda occhiata.
Sii breve e diretto
Le persone che prendono decisioni come queste ogni giorno sono sopraffatte dalle comunicazioni, incluse molte lettere di riconsiderazione. Quindi la prima impressione della tua lettera può influenzare il modo in cui si sentono riguardo alla tua richiesta prima ancora di averla letta. Se è pieno di paragrafi lunghi, sono stanchi sin dall'inizio; e potrebbe persino spingerlo sul fondo della pila. Per fare la migliore impressione:
- Mantieni la tua lettera su una pagina.
- Scrivi brevi paragrafi.
- Usa i punti elenco per renderlo più facile da leggere.
Usa stile aziendale appropriato
Una lettera di riconsiderazione, o lettera di ricognizione, è importante e richiede quindi un formato formale e uno stile formale. Tieni a mente questi punti quando imposti la tua lettera:
Usa il formato del blocco: I formati block e rientranti sono i più usati nelle lettere commerciali. In formato di blocco, ogni riga è a sinistra. I paragrafi sono indicati da uno spazio di linea aggiuntivo anziché da rientri. Sebbene sia possibile utilizzare entrambi, lo stile di blocco fa risaltare i punti elenco perché tutta l'altra copia è a sinistra.
Inizia con il tuo indirizzo: Salta il tuo indirizzo se stai utilizzando la carta intestata. Altrimenti, scrivi il tuo indirizzo su due righe: indirizzo sulla prima linea e città, stato e codice di avviamento postale sulla seconda linea. Scrivi parole come "Strada", "Strada" e il tuo stato. Non includere il tuo nome in questa sezione.
Aggiungi la data: Salta una riga e aggiungi la data di oggi se invierai la tua lettera oggi o domani. Se lo invii dopo, datalo vicino quando lo spedirai. Oppure modifica la data appena prima di stamparla e inviarla per posta. Avere una data corrente indica che la tua lettera è importante. Se è una settimana prima che il tuo decisore lo veda, sembra che le vecchie notizie non abbiano molta importanza.
Aggiungi le informazioni del destinatario: Salta una riga dopo la data e utilizza tutte le linee necessarie per includere tutte le informazioni pertinenti del destinatario, inclusi nome formale, titolo completo e accurato, nome e indirizzo dell'attività commerciale.
Esempio di scrittura di una lettera di ricognizione a un giudice:
L'onorevole John H. Cranston
Tribunale distrettuale (o qualunque sia il nome completo del tribunale)
Indirizzo della corte
Città, codice postale dello stato (nessuna virgola tra stato e codice postale)
Esempio di scrittura di una lettera di ricognizione in un college:
La signora Meredith P. Johnston
Decano degli studenti
Milbert College
indirizzo
Città, stato e codice postale
Saluta formalmente: Usa il nome completo e formale del documento di rifiuto. Ad esempio, "Caro giudice Cranston:" o "Caro Dean Johnston:" Nota che il saluto termina con due punti.
Fiducioso, non arrogante: Il tono che prendi scrivendo la tua lettera di ricognizione può essere un fattore decisivo. Non prendere un tono antagonistico, arrabbiato o superiore. Cerca di essere sicuro della tua richiesta, ma umile nel chiedere.
Indica la tua richiesta in anticipo
Una lettera di ricognizione non è il posto giusto per un'apertura intelligente. I decisori vogliono sapere in anticipo di cosa tratta la tua lettera. Per esempio:
"Le scrivo per chiederle di riconsiderare la sua decisione nel caso numero 4325671, che è stato dato in data (mese, giorno, anno). La decisione è allegata a questa lettera per comodità."
Allegando una copia della tua decisione o dei tuoi documenti, è più facile per il destinatario fare riferimento ai dettagli del tuo caso senza doverlo cercare. Riduce anche la probabilità che mettano da parte la tua lettera mentre cercano i documenti del caso.
Aggiungi eventuali nuove informazioni
La tua migliore possibilità di avere il rifiuto riesaminato e annullato è se hai nuove informazioni nella tua lettera di ricognizione che non è stata data al momento della prima decisione. Metti in chiaro che questa è una nuova informazione e spiegala brevemente, ma è facile da capire. Ad esempio, se sei stato rimosso da scuola a causa di un'infrazione alle regole o accusato di un crimine in tribunale:
"Ho nuove informazioni che riguardano questo caso:
- Un testimone si è fatto avanti con prove che mi mettono lontano da dove si sono verificate le attività in questione.
- La dichiarazione giurata e autenticata del testimone è allegata. "
Supplicare razionalmente, non emotivamente
Se non si dispone di nuove informazioni, provare a dare al caso una nuova inclinazione o chiedere che sia riconsiderato in modo diverso. Le persone che prendono queste decisioni difficili ricevono molte lettere di ricognizione che chiedono che le decisioni vengano riconsiderate. Hanno già sentito tutte le scuse e le suppliche concepibili prima. Perché la tua dovrebbe essere l'eccezione? Evita di esprimere le tue avversità o la tua devastazione. Chiunque sia respinto è turbato, ma non è un valido motivo per far annullare la decisione. Ad esempio, nel caso di un rifiuto di ammissione all'università, invece di:
"Sarò l'unico membro della famiglia in tre generazioni a non frequentare il Milbert College."
Indica il tuo caso in termini più razionali e indirizza i benefici alla scuola:
' Dodici membri della mia famiglia sono orgogliosi laureati al Milbert College e tre hanno contribuito in modo duraturo a beneficio di tutti gli studenti:
- Sostenendo la costruzione del Tower Arch.
- Raccolta di fondi per l'espansione del dipartimento di biologia.
- Assistere alla gara annuale di Poesia Fulton.
Anch'io voglio aggiungere i miei contributi al Milbert College. Per questi motivi, ritengo che il mio status di richiedente legacy debba essere ulteriormente valutato. "
Chiusura della tua lettera di riconsiderazione
Racchiudi la tua lettera di riconsiderazione con un rapido ringraziamento. Aggiungi una chiusura formale e indica che gli allegati sono inclusi. Per esempio:
Grazie per aver dedicato il tempo e gli sforzi necessari per riconsiderare la mia decisione.
Cordiali saluti,
(Salta quattro righe per firmare il tuo nome)
Il tuo nome completo
Titolo, se appropriato
(Salta una riga)
Allegati: documenti di decisione del tribunale
Utilizzare un programma di grammatica e ortografia per verificare e correggere eventuali errori. Stampa, firma e spedisci immediatamente la tua lettera di riconsiderazione.
