Per qualsiasi organizzazione, celebrare la dedicazione di un edificio è il culmine di anni di lavoro e pianificazione. Ci sono molti modi per pianificare questa commemorazione. Goditi il tempo dedicato a decidere in modo creativo quali componenti sono più appropriati per il tuo evento. Ci sarà un taglio del nastro? Che ne pensi di un pranzo? Vuoi includere una componente religiosa? Molte di queste idee potrebbero dipendere dal budget, ma vale la pena esplorare. Dopo aver stabilito alcune linee guida, inizia la procedura di pianificazione.
Impostare la data diversi mesi in anticipo. Coordinare con il proprio imprenditore edile in una data di completamento prevista. Controlla i regolamenti edilizi locali: potresti aver bisogno di un certificato di occupazione prima di poter ospitare legalmente un evento nel nuovo edificio. Se stai pianificando una celebrazione a livello di comunità, controlla i calendari di altri gruppi o istituzioni in modo da non prenotare le date principali.
Preparare la lista degli ospiti con diversi mesi di anticipo. Avvisa i VIP invitati della data e fagli sapere che riserverai loro spazi di parcheggio e posti a sedere speciali. Stima il numero di ospiti presenti: guarda attentamente la tua lista e la probabilità di frequentare. In genere, maggiore è la lista degli ospiti, minore è la percentuale di presenze. Per gli elenchi di 500 o più ospiti, il 25% di presenze è una stima iniziale. I ristoratori sono una risorsa informata per stimare il numero di ospiti che parteciperanno.
Diversi mesi in anticipo, invita membri del clero e altri oratori che speri parteciperanno al servizio.
Invia per posta elettronica gli avvisi "salva la data" a tutta la lista degli invitati con almeno due mesi di anticipo.
Prenota e incontra il ristoratore il prima possibile. Prendere decisioni sulla pianificazione dello spazio, menu, esigenze di attrezzature, parcheggio, composizioni floreali e personale di servizio.
Prenota affitti e servizi di attrezzature. Iniziare a pianificare riunioni per ciascuno di essi con diversi mesi di anticipo. Questi possono includere attrezzature (sedie, tavoli, biancheria, palco, impianto audio e podio), cameriere, fioristi, musicisti, tipografi e fotografi. Inizia a lavorare con qualsiasi media che potrebbe coprire l'evento.
Inviti via posta tre settimane prima dell'evento. Indirizzo della mano se possibile.
Riconfermare con i fornitori di servizi con due settimane di anticipo e ricontrollare tutti i dettagli. Fare un programma dettagliato di eventi per il giorno dell'evento e distribuirlo ai fornitori di servizi. Includi le informazioni di contatto con i numeri di cellulare. I programmi o gli ordini di servizio dovrebbero essere inviati alla stampante due settimane prima dell'evento.
Il giorno prima dell'evento, riservate il parcheggio per i VIP, il clero e i ristoratori con coni per il traffico e cartelli di parcheggio riservati. Prelevare il programma / gli ordini di servizio dalla stampante. Ricevi gli articoli in affitto e inizia la configurazione. Ricalcolare i membri dei media e riservare loro un parcheggio, se necessario.
Il giorno dell'evento, lavora il piano e dai dipendenti che hai assunto per svolgere il loro lavoro.
Suggerimenti
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Progetta la dedica per onorare l'intento dell'edificio. Ad esempio, gli studenti potevano svolgere ruoli significativi nella dedicazione di un nuovo edificio scolastico, oppure gli ospiti potevano essere invitati a gettare semi di fiori di campo alla dedica di un centro di giardinaggio pubblico. Se i soldi per il nuovo edificio sono stati donati, progettate di organizzare una festa privata per i donatori la sera prima della dedicazione.
