Durante la maggior parte delle transazioni commerciali, i clienti sono tenuti a pagare quando i beni sono acquistati o i servizi resi. Alcune società consentono ai clienti di inviare il pagamento dopo il fatto e altri consentono ai clienti di effettuare pagamenti rateali nel tempo. Questo funziona bene la maggior parte del tempo e poche aziende hanno problemi con un gran numero di clienti non paganti. Tuttavia, quando sorgono problemi di pagamento da parte dei clienti, le aziende devono adottare le misure adeguate per ricevere il pagamento. Uno dei primi passi è spesso una lettera per richiedere il pagamento.
Inserisci il tuo nome o il nome dell'azienda, l'indirizzo, le informazioni di contatto, come il numero di telefono e l'indirizzo email, e la data in alto a destra nella pagina. Puoi utilizzare la carta intestata dell'azienda centrata nella parte superiore della pagina invece di digitare i tuoi dati, ma devi comunque includere la data sul lato destro.
Inserire il nome del cliente, l'indirizzo e il numero di conto, se applicabile, di sei righe dalla parte superiore della pagina, sul lato sinistro.
Dare l'importo che il cliente deve al primo paragrafo. Inizia la lettera con una dichiarazione del tipo, "Questa lettera è per richiedere il pagamento nella quantità di (vuoto)." Dì al cliente la data in cui avrebbe dovuto inviare il pagamento.
Dì al cliente la data entro cui deve inviarti il pagamento. Indicare se si desidera accettare un pagamento inferiore o elaborare un piano di pagamento.
Comunicare al cliente le conseguenze del mancato pagamento nel secondo paragrafo. Questo include tasse, aumenti dei tassi di interesse, cause legali o l'invio di conti alle agenzie di raccolta.
Ringraziamo il cliente per la sua attività e per la sua tempestiva attenzione alla questione nell'ultimo paragrafo. Invitatelo a contattarvi con domande. Digita il tuo nome completo e il titolo del tuo lavoro in fondo alla pagina. Metti la tua firma sopra il tuo nome digitato.
