Le direttive scritte per i dipendenti sono spesso più utili delle istruzioni verbali. Una lettera contenente i dettagli di una nuova politica o procedura offre ai dipendenti un documento per riferimento futuro. Oltre ad aiutarli a ricordare come seguire una nuova procedura, una lettera direttiva soddisfa l'obbligo legale di fornire una notifica ufficiale di una nuova politica imposta dalla legge. Ad esempio, all'inizio del 2011, molte città stanno istituendo divieti di fumo che interessano le attività della zona. È responsabilità del datore di lavoro informare i lavoratori su come rispettare la nuova politica sul fumo.
Inserisci la carta intestata dell'azienda nella tua stampante. Questa direttiva è una notifica ufficiale e la carta intestata rafforzerà la natura formale delle informazioni.
Digitare la data completa È sempre necessario includere la data su una direttiva perché stabilisce l'ora della notifica. Salta una linea.
Digita il nome del destinatario e il suo indirizzo se la direttiva va solo a una persona. Se è una lettera generale a tutti i dipendenti, ometti il nome e l'indirizzo.
Digitare "Caro dipendente stimato" seguito da due punti se la lettera è destinata a tutti i dipendenti. Digita un nome specifico se sta andando a una persona.
Inizia la lettera con una dichiarazione diretta su cosa sono le istruzioni. Fornire i dettagli rilevanti sulla politica o procedura, ad esempio quando entrerà in vigore e chi è interessato dalla politica.
Elencare i passaggi per completare l'attività o per conformarsi alla nuova politica. Usa un linguaggio chiaro e di facile lettura che i dipendenti possono seguire.
Spiega come questa nuova politica andrà a beneficio dei beneficiari e ringrazia per la loro cooperazione. Spiega cosa succederà se un dipendente sceglie di non rispettare la direttiva.
Dare scadenze appropriate o informazioni di contatto nell'ultimo paragrafo. Descrivere il metodo per valutare la conformità dei dipendenti, se applicabile. Offrire di rispondere a qualsiasi domanda che i destinatari potrebbero avere.
Chiudi la lettera digitando una chiusura rispettosa e digitando il tuo nome completo e il titolo. Iscriviti sopra il tuo nome digitato.
Chiedi a un altro supervisore di leggere la lettera per assicurarti di non aver perso nessuna informazione.
Invia la / e lettera / e. Se la direttiva è il risultato di una modifica di una legge, valutare se richiedere la conferma della firma da parte del / i destinatario / i per dimostrare che la direttiva è stata ricevuta.
