Un sistema di gestione delle risorse umane può assumere la forma di un sistema di gestione delle informazioni. Un'organizzazione utilizza un sistema di gestione delle risorse umane per gestire le informazioni sulla propria forza lavoro. Queste informazioni aiutano i manager e i professionisti delle risorse umane a prendere decisioni in merito ai dipendenti. Senza le giuste informazioni a disposizione dei responsabili delle decisioni, un sistema di gestione delle risorse umane ha poche applicazioni che vanno al di là della registrazione e del reporting.
Accesso non autorizzato
Quando un'organizzazione raccoglie dati personali sui propri dipendenti in un HRMS, possono sorgere determinati rischi per la sicurezza. Un'organizzazione spende fondi per mantenere le informazioni private dei dipendenti al sicuro da minacce interne ed esterne. Uno svantaggio di un HRMS elettronico è che un'organizzazione deve raccogliere informazioni su chi accede alle informazioni private dei dipendenti. Questi dati richiedono il follow-up di un processo di audit, che potrebbe comportare la disciplina o il perseguimento di un dipendente che accede ai dati dei dipendenti senza autorizzazione o senza uno scopo ufficiale.
Conoscenza specializzata
La necessità di controllo dei dati è un altro potenziale svantaggio di un HRMS. Questo controllo dei dati va oltre l'accesso non autorizzato alle informazioni private dei dipendenti. Un'organizzazione che utilizza un HRMS come PeopleSoft deve impiegare il proprio personale tecnico per programmare, risolvere i problemi, aggiornare e supportare il sistema. Mentre un HRMS può aiutare un'organizzazione a ridurre il costo del personale delle risorse umane, potrebbe aumentare i requisiti per il personale tecnico con conoscenze specifiche per la soluzione HRMS.
Errori di immissione dati
Un HRMS è anche buono come i suoi programmatori umani e gli utenti finali. Le persone con un accesso di alto livello, ad esempio le persone che aggiornano un file master delle risorse umane, possono immettere le informazioni errate deliberatamente o per errore. Se i dati vengono aggiornati, modificati o persi in modo errato, un'organizzazione può subire multe governative e altri costi associati ai danni al file master delle risorse umane. Scegli un sistema con molti controlli interni in modo che un dipendente non possa apportare modifiche al file principale della tua azienda.
