La creazione di un inventario di articoli in un ufficio può essere importante in caso di furto, incendio o calamità naturali. Senza una lista, dovresti fare affidamento sulla tua memoria per tenere conto dei contenuti di un ufficio. Una copia dell'elenco deve essere conservata al di fuori del sito e aggiornata con l'acquisto o la rimozione di mobili e attrezzature per ufficio. Facoltativamente, è possibile integrare un elenco di inventario con disegni o fotografie che mostrano la posizione degli oggetti chiave in ogni stanza.
Mobili e accessori
Un elenco di mobili per ufficio e accessori per la camera comprende scrivanie, sedie, lampade, bidoni della spazzatura, armadi per documenti e persino trattamenti per finestre. Gli oggetti decorativi non devono essere trascurati, come quadri o quadri, pezzi appesi alle pareti, piante, statuette ornamentali e specchi. Controlla gli scaffali che compongono una biblioteca dell'ufficio. Alcuni libri di consultazione possono essere relativamente costosi e il loro valore dovrebbe essere notato.
Sistemi informatici
Il cuore della maggior parte degli uffici oggi è uno o più sistemi informatici. I sistemi sono composti dal case del computer principale (CPU), monitor, stampanti, scanner, altoparlanti, tastiere, mouse e tutti i cavi di collegamento associati. Registra qualsiasi computer portatile. Ulteriori elementi includono forniture di backup della batteria non interrompibili e sistemi di proiezione video. Un inventario per ufficio che elenca anche il prezzo di acquisto e la data di acquisto di ciascun articolo, sia esso mobile o computer, consente di utilizzare l'elenco per determinare la quantità di copertura necessaria per assicurare i contenuti dell'ufficio. La registrazione del prezzo e della data di acquisto è utile anche per la compilazione delle dichiarazioni dei redditi, poiché i computer e le altre apparecchiature per ufficio possono essere ammortizzati per diversi anni, e il loro prezzo e la data di acquisto sono necessari in questo calcolo. Includere anche il software per computer nell'elenco.
Apparecchiature di comunicazione
Gli uffici usano di solito le apparecchiature elettroniche per le comunicazioni, oltre alle e-mail tramite un computer. L'elenco di inventario dell'ufficio dovrebbe includere copia e fax, telefoni, dettatori e citofoni. I modem ei router a banda larga vengono utilizzati per collegare computer e VoIP (Voice Over Internet Protocol) ai servizi di comunicazione. Avere un elenco che includa i numeri di serie di tutti i dispositivi elettronici e informatici sarà prezioso in caso di furto.
Supplies
Le "forniture" di ufficio sono considerate come articoli esauriti nel corso degli affari e devono essere periodicamente reintegrati. In questa categoria ci sono carta per fotocopiatrici e stampanti, quaderni e quaderni per appunti, tappetini foderati, calendari e calendari, inchiostro e toner per stampanti e fax, penne e matite, pennarelli, graffette, sacchetti per la spazzatura, buste e simili. Una passeggiata attraverso un negozio di forniture per ufficio o una rapida occhiata al tuo armadio di fornitura ti ricorderà qualsiasi tipo di fornitura aggiuntiva. Sono disponibili programmi software per la gestione e il tracciamento dell'inventario dell'ufficio e possono dare avvisi quando i rifornimenti sono in esaurimento e devono essere riordinati.
