Individui e aziende hanno una varietà di scelte quando si tratta di apparecchiature di archiviazione. Alcune opzioni offrono alti livelli di sicurezza, mentre altre possono contenere un'alta densità di file. La quantità di spazio che hai, la sensibilità dei file e la tua preferenza per i record fisici o elettronici influenzano la tua scelta di apparecchiature di archiviazione.
Attrezzatura di archiviazione fisica
Schedari
Il schedario è una graffetta dell'ufficio. Quattro cassetti che consentono di archiviare i file lateralmente sono standard. Secondo Smead, una società di gestione documentale, gli schedari sono utili se è necessario mantenere i record al sicuro. Poiché questi armadi possono essere bloccati, un'azienda può limitare l'accesso ai file sensibili pur consentendo a dipendenti e visitatori di entrare nella stanza.
Tra tutte le opzioni di equipaggiamento di archiviazione fisica, i cabinet tendono ad essere il il più costoso e avere il massimo capacità limitata. Smead nota che un archivio a quattro cassetti che occupa un'area di archiviazione di 6 piedi per 24 piedi può contenere circa 8.448 cartelle.
Scaffalatura aperta
Un'alternativa agli schedari è scaffalature aperte. Le unità sono simili alle librerie aperte e sono progettate specificamente per l'altezza e la larghezza delle cartelle. Il design consente agli utenti facile accesso ai file e può essere entrambi stazionario o essere mobile se i rulli sono attaccati al fondo.
Le scaffalature aperte fanno risparmiare spazio e denaro. Smead nota che tipicamente lo scaffale per scaffali è tre volte meno costoso degli schedari. Rispetto a un classificatore a quattro cassetti, un sistema di scaffalatura aperta a sette livelli ha l'80% più capacità. Le scaffalature mobili possono essere collocate in maggiore densità e offrono il 405% in più di capacità rispetto ai mobili.
Suggerimenti
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A parte l'attrezzatura di archiviazione, avrai anche bisogno forniture come cartelle di file, etichette e schede finali per far funzionare correttamente un sistema fisico.
Apparecchiature di archiviazione digitale
Dispositivi esterni
È conveniente utilizzare il disco rigido interno di un computer per memorizzare i file, ma si rischia di perdere le informazioni se il disco rigido è danneggiato o fisicamente danneggiato. Per mitigare questo rischio, gli utenti potrebbero voler eseguire il backup dei dati su un dispositivo esterno. PC World consiglia di eseguire il backup di file importanti su un file disco rigido esterno e usando a azionamento del pollice per trasferire file secondo necessità.
Suggerimenti
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Gli utenti possono anche eseguire il backup dei dati su un servizio basato su cloud, come Google Drive o Dropbox, che non richiede alcuna attrezzatura aggiuntiva.
server
Le aziende che desiderano che più parti abbiano accesso agli stessi dati potrebbero voler investire in un server. I server fungono da repository centrale per i file di molti utenti. PC World rileva che le aziende possono ospitare applicazioni multiutente, come database e sistemi di pianificazione delle risorse aziendali, sul server. Questo rende facile per un gran numero di individui a avere accesso agli stessi file. I dati del server possono essere sottoposti a backup su un dispositivo esterno o sul cloud per una maggiore sicurezza.
Server fisici sembra simile a un PC di fascia alta. In alternativa, le aziende possono scegliere a servizio di hosting basato su cloud - Amazon Web Services, Windows Azure e Rackspace Cloud Services sono tutte opzioni - che non richiedono un server fisico.
