Se hai intenzione di avviare un'impresa, dovrai riflettere sull'istituzione di un ufficio dal quale pianificare e gestire tale attività. Dai computer alle fotocopiatrici, gli uffici moderni richiedono diversi tipi di attrezzature, mobili e forniture per funzionare in modo efficiente. Le apparecchiature per ufficio rientrano in alcune categorie, in base alla sua funzione in ufficio.
Che cos'è l'attrezzatura per ufficio?
Il termine "apparecchiature per ufficio" include qualsiasi attività a lungo termine che viene utilizzata per svolgere attività amministrative o legate all'ufficio. Quindi, la categoria è molto ampia. In effetti, è spesso più facile per scopi contabili e fiscali considerare ciò che è escluso dalle apparecchiature per ufficio. In particolare, le forniture per ufficio e i mobili per ufficio sono generalmente classificate e tracciate separatamente dalle apparecchiature per ufficio. Le forniture per ufficio includono materiali che normalmente ti aspetteresti di consumare e sostituire più regolarmente. Gli esempi includono elementi come carta intestata e altri articoli di cancelleria, biglietti da visita e simili. Scrivanie, sedie da scrivania, sedie per ospiti o clienti, tavoli e altri mobili sono inclusi nella categoria mobili per ufficio.
Apparecchiature informatiche
Gli uffici moderni investono sostanzialmente in attrezzature informatiche perché restare connessi sia internamente che con il mondo è di solito un'esigenza mission-critical. La maggior parte degli uffici avrà bisogno di più computer desktop e portatili, così come stampanti per creare copie cartacee di lettere, accordi e altri documenti. Gli uffici possono anche aver bisogno di trasformare copie cartacee di documenti in file digitali. Per tali compiti sono necessari scanner e cavi per collegare il dispositivo a un computer. Possono anche essere necessarie videocamere digitali, proiettori per presentazioni e stampanti di immagini.
Apparecchiature di comunicazione
Gli uffici commerciali dipendono in larga misura dalla capacità di comunicare con altri reparti o sedi nella stessa attività, così come da altre attività commerciali, clienti e fornitori. I telefoni aiutano anche a connettere internamente gli impiegati, cosa che aiuta ad aumentare la produttività riducendo il tempo di percorrenza per trasmettere messaggi rapidi. Le comunicazioni Interoffice contribuiscono anche a promuovere un'immagine più professionale per i visitatori degli uffici.
Mentre gli apparecchi fax sono utilizzati meno negli uffici commerciali rispetto al passato, alcune aziende richiedono ancora il loro utilizzo per la trasmissione di documenti cartacei che non possono essere scansionati. Questo si trova più comunemente negli uffici che gestiscono documenti cartacei sicuri, sensibili o riservati, come studi legali e studi medici.
Se un ufficio richiede una notevole quantità di documenti, in particolare la corrispondenza, potrebbe essere prudente investire in apparecchiature di dettatura al fine di facilitare l'assistenza amministrativa e la creazione di copie cartacee di lettere e altri documenti dettati. Altre apparecchiature di comunicazione che un ufficio commerciale potrebbe aver bisogno di includere telefoni cordless, segreterie telefoniche, cuffie Bluetooth, dispositivi cellulari o smartphone, registratori a nastro, videoregistratori e dispositivi di visualizzazione e televisori o monitor di visualizzazione.
Attrezzature generali per l'ufficio
Altre attrezzature possono anche essere richieste dagli uffici. Gli archivi di file sono importanti per conservare copie dei documenti che devono essere conservati nei locali, sia per ragioni di sicurezza che di facile consultazione. Per lo stesso motivo, una cassaforte ignifuga può proteggere oggetti di valore e documenti originali sensibili.
Alcune apparecchiature sono così onnipresenti che quasi tutti gli uffici avranno bisogno di loro e ne fanno regolarmente uso. Ad esempio, la fotocopiatrice aiuta gli uffici a creare i necessari duplicati di documenti che l'azienda deve creare per partner e clienti, come corrispondenza, accordi o contratti. I distruggidocumenti sono inoltre necessari per disporre correttamente di informazioni riservate, proprietarie o altrimenti riservate in modo sicuro.
Gli uffici potrebbero anche aver bisogno di altre apparecchiature generali come i contatori per elaborare la posta in uscita, un etichettatrice per le esigenze di archiviazione e le lavagne per le sessioni di pianificazione e strategia.
