Le procedure contabili sono le politiche chiave che la leadership aziendale stabilisce per gestire in modo efficace le attività operative. Secondo il manuale delle Procedure contabili generali della Duke University, le politiche aiutano a garantire che il personale possegga l'acume finanziario necessario per svolgere i compiti in modo soddisfacente. Le più importanti procedure operative contabili riguardano contabilità, buste paga, rendicontazione fiscale, gestione patrimoniale e rendicontazione finanziaria.
Identificazione
Un manuale di politica contabile aziendale mette in luce le varie fasi, i controlli e le metodologie che i capi dipartimento utilizzano per gestire le loro attività. Un controllo è un insieme di direttive che un capo segmento mette in atto per contenere sprechi e frodi nelle attività operative. Le istruzioni aiutano anche ad evitare malfunzionamenti tecnologici e imprecisioni nelle relazioni finanziarie.
Significato
Il personale addetto alla contabilità aziendale fa affidamento sulla guida del top management per completare abilmente i compiti. Senza politiche adeguate nei processi di registrazione e reporting delle transazioni, un'azienda può subire perdite derivanti da furti o errori operativi. Ad esempio, un contabile junior senza supervisione può fare affidamento sulle politiche contabili di un'azienda per addebitare e accreditare gli account corretti.
Gestione del conto e del contante
Le politiche contabili e di gestione del contante riguardano le attività di contabilità e le misure adottate da un'organizzazione per evitare furti di denaro. Queste politiche assicurano che i contabili possano addebitare e accreditare i conti finanziari corretti durante la registrazione delle transazioni. I conti finanziari includono attività, passività, voci di patrimonio netto, entrate e spese. Le procedure di gestione del contante riguardano il modo in cui il personale addetto alla contabilità gestisce le ricevute di cassa (dai clienti) e gli esborsi (ai venditori).
Politiche del libro paga
Le aziende stabiliscono politiche sui salari per pagare la propria forza lavoro in modo efficace e puntuale. Le politiche non solo aiutano un'azienda a pagare i lavoratori in conformità con gli accordi di lavoro, ma consentono anche all'azienda di conformarsi a leggi e regolamenti. Altrettanto importante, le procedure del libro paga consentono alle aziende di soddisfare i loro mandati fiscali in relazione alla segnalazione delle imposte sui salari.
Monitoraggio di proprietà, impianti e attrezzature
"Proprietà, impianti e macchinari" o PPE, è un gruppo di conti di bilancio che rappresenta le attività a lungo termine di una società, note anche come risorse tangibili o fisse. Il monitoraggio dei DPI è un esercizio importante, in quanto le immobilizzazioni rappresentano generalmente ampie porzioni dei bilanci aziendali. Le procedure di DPI riguardano tipicamente l'integrità fisica delle attività materiali e la segnalazione degli ammortamenti. L'ammortamento è un meccanismo che consente a un'azienda di recuperare il costo di un bene materiale per diversi anni.
Segnalazione fiscale
Le politiche di dichiarazione dei redditi aiutano le aziende ad aderire alle linee guida del Internal Revenue Service. Le politiche non riguardano solo la conformità alle normative IRS ma riguardano anche il reporting fiscale a livello statale.
Rapporto finanziario
Le politiche contabili e di rendicontazione aziendale forniscono le basi concettuali su cui il personale prepara i rendiconti finanziari. In effetti, le politiche forniscono la guida necessaria per riportare dati operativi accurati alla direzione, agli investitori e al pubblico. Una serie completa di prospetti contabili include un prospetto della posizione finanziaria, un prospetto di conto economico, un rendiconto finanziario e una dichiarazione di utili non distribuiti.
