Quasi tutte le imprese impegnate nella fornitura di beni o servizi dovranno a un certo punto rispondere a una richiesta di proposta o RFP. L'errore più grande nella stesura di una proposta consiste nell'avvicinarlo a un'attività di riempimento. Una proposta di progetto è più una funzione per il reparto marketing che non per il personale tecnico o manageriale che sarà effettivamente impegnato nell'attività dopo che la proposta è stata accettata, in quanto lo scopo della proposta è convincere un partner ad assumere la propria azienda sopra le potenzialmente dozzine di altri che stanno anche presentando proposte con costi probabilmente inferiori a te.
Diligenza dovuta
La RFP iniziale conterrà molti dettagli e domande, e possibilmente alcuni retroscena sulla società che effettua la richiesta. Se l'RFP è fatto bene, dovrebbe darti solo le informazioni sufficienti per creare una risposta adeguata; però, adeguato non vincerà l'offerta. Una risposta generica che non fa altro che rispondere alle domande non è sufficiente: è necessario scavare più a fondo per rispondere alle domande non erano chiesto. Prenditi del tempo per capire di più sulla compagnia e fare qualche ricerca. Se il richiedente è disponibile, rivolgetevi a domande significative e chiedete chiarimenti se è giustificato. Ciò non solo ti aiuterà a comprendere meglio il compito in questione, ma anche a elaborare una citazione di prezzo che rispecchi in modo più accurato le esigenze del cliente.
Sapere ciò che il cliente ha davvero bisogno
Il più delle volte, i clienti non sanno esattamente esattamente di cosa hanno bisogno, e i loro veri punti deboli potrebbero non trovare riscontro nella RFP. Prendetevi del tempo prima di rispondere per comprendere l'attività principale del cliente, le sfide principali dei suoi concorrenti e chi potrebbero essere gli altri fornitori e partner di quella società. Chiediti quale può essere la forza trainante della richiesta: se riesci a risolvere un problema invece di fornire semplicemente un pezzo di equipaggiamento, passerai alla testa della linea. Anticipa ciò che il cliente desidera oggi e ciò che è probabile che desideri l'anno prossimo e pianifica diversi scenari prima di scrivere la proposta.
Vendi te stesso e la tua azienda
La maggior parte delle richieste di proposte non sono solo alla ricerca del fornitore più economico: i clienti vogliono qualcuno che capisca il loro dolore e risolvano tutti i loro problemi. Il tuo compito è convincerli che tu sei quella persona. Quando scrivi la proposta, non limitarti a fare una lista. Ogni punto elenco o deliverable dovrebbe includere almeno un minimo di linguaggio su come si sta risolvendo il problema, o su come si è meglio e in una posizione unica per aiutarli.
Una buona tattica di vendita nel presentare una proposta è offrire opzioni. Se hai avuto il tempo di capire veramente le esigenze del cliente, puoi offrire una gamma di soluzioni, in genere tre sono le migliori, perché le persone hanno la naturale tendenza a scegliere quella centrale. Ciò consente al cliente di essere flessibile e in grado di gestire esigenze che potrebbero andare oltre quelle richieste nella richiesta di offerta.
Componenti della proposta
Non tutte le proposte sono uguali, anche se ne scrivi molte, scoprirai che è possibile riutilizzare gran parte della stessa lingua. In generale, una proposta dovrebbe iniziare con a lettera di accompagnamento personalee quindi procedere con a riassunto del progetto per garantire che tu e il cliente siate sulla stessa pagina. Includi una sezione su strategia generale così come una sezione su tattiche e risultati individualie quindi includere una sezione per costi complessivi suddivisi per prodotti.
Il cliente potrebbe aver specificato una data di consegna, ma è sempre una buona idea scomporlo in un altro cronologia dettagliata se ci sono più risultati. La proposta dovrebbe anche includere termini di pagamento specifici e a pagina della firma. Un paragrafo o due alla fine per un riguardo a noi boilerplate fornisce inoltre al cliente un po 'più di informazioni sulla gamma di servizi e sul background.
