Molte aziende che non posseggono conti in contanti possono ricevere crediti nei loro libri. Si tratta di importi che i clienti devono all'azienda e di solito sono riconosciuti come ricavi nel conto economico. Questo processo può essere impegnativo e spesso viene ricevuto denaro che non può essere facilmente applicato a un account cliente. Le procedure in quest'area specificano le tecniche per rendere questo lavoro più snello e meno dispendioso in termini di tempo.
Procedura 1: fondi di deposito
Depositare tutti gli assegni e i contanti ricevuti, anche se non possono essere identificati con i clienti nel sistema di contabilità clienti. Procedere tempestivamente anche con i pagamenti con carta di credito. È possibile prendere nota nella ricevuta di deposito relativa al controllo non identificato per documentare la situazione. Le copie delle ricevute di deposito sono solitamente disponibili online, ma non gli articoli di deposito. Fai copie degli articoli che non possono essere identificati subito e archiviali per data di ricezione.
Procedura 2: ricerca
Raccogli il file con gli oggetti più vecchi e lavora su quelli per primi. Prova a trovare nomi simili nel sistema; il nome del cliente potrebbe essere stato errato. Puoi cercare tutte le fatture aperte che corrispondono all'ammontare del pagamento o un altro dettaglio particolare sul pagamento. Alcuni dipartimenti contabili hanno file su articoli non identificati che sono stati risolti in modo che se si riceve un altro assegno dallo stesso cliente, non è necessario perdere tempo con i problemi di identificazione.
Procedura 3: contattare il reparto vendite
Contatta i dipendenti del reparto vendite e chiedi informazioni sui pagamenti che non possono essere abbinati nel sistema. Poiché i crediti sono originati dal reparto vendite, è probabile che i venditori ricordino la vendita e siano in grado di fornirti alcune informazioni utili.Il denaro potrebbe essere per un acconto su una vendita non ancora riconosciuta e, se questo è il caso, il reparto vendite ha bisogno di creare il credito nel sistema. Se si scopre che i fondi sono stati ricevuti per una vendita non collegata al reparto vendite, informare il dipartimento coinvolto e il responsabile contabile.
Procedura 4: conto specifico
Creare un conto di contabilità generale specifico da utilizzare per i crediti non identificati. Questo account è spesso creato come una passività con un saldo del credito. Quando si riceve un pagamento sconosciuto, si addebita contanti e si accredita il conto crediti non identificati. Una volta identificato il cliente a cui applicare il denaro, è possibile invertire la registrazione a giornale e inserire i dati nel modulo ricevibile. In alternativa, è possibile utilizzare una nota di credito per accreditare il credito e azzerare la responsabilità.
Procedura 5: contattare il cliente
Se un credito non può essere trovato all'interno del reparto vendite, il passo successivo è contattare il cliente e provare a ottenere dettagli sulle vendite. A volte un proprietario di una piccola azienda può usare il proprio nome per la vendita ma paga con un assegno di lavoro, che non può essere abbinato a nessun account. Se un numero di telefono non è sul controllo, potrebbe essere necessario utilizzare Internet per trovare le informazioni di contatto. Assicurati di avere l'assegno o una copia del controllo di fronte a te quando parli con il cliente per permetterti di dare quante più informazioni possibili.
Procedura 6: Nuovo credito
Se dopo un tempo ragionevole, non è ancora possibile trovare il cliente nel sistema, chiedere al controllore il permesso di creare un nuovo credito nel sistema, aggiungere una nota sulla situazione e applicare il controllo a questo nuovo account. A seconda dell'importo del controllo, non vale la pena spendere più di un'ora o giù di lì cercando di applicare i fondi all'account appropriato. Se ne possiedi troppi, rivolgiti al personale del reparto vendite per determinare cosa c'è dietro questo problema e provare a correggerlo.
