Ogni datore di lavoro ha il dovere morale e legale di proteggere l'azienda e i suoi dipendenti sia da illeciti illeciti che da azioni che creano un ambiente di lavoro ostile. Condurre un'indagine ogni volta che si riceve un reclamo o si ha motivo di ritenere che un dipendente stia svolgendo una cattiva condotta è di vitale importanza per soddisfare tali responsabilità. A meno che non si abbiano ragioni valide per non farlo, informare le parti coinvolte che una richiesta verrà effettuata è un primo passo comune.
Formato Memo interno
Sebbene sia possibile scrivere la lettera utilizzando un memo o un formato lettera commerciale, un promemoria è più comune per le comunicazioni interne. Inoltre, il titolo o la riga dell'oggetto tipici di un memo possono rendere questo formato più efficace. Oltre alla riga del titolo, un promemoria include anche la data, il nome di ciascun destinatario e il nome e il titolo del mittente. Allinea a sinistra e spazio singolo ogni paragrafo nel corpo di un memo e usa un doppio spazio tra i paragrafi. Includere note speciali per contrassegnare il promemoria come riservato e per indicare se il promemoria include allegati o allegati.
Il dipendente accusato
Informare l'accusato per iscritto prima che inizi l'investigazione. La lettera di indagine dovrebbe spiegare le accuse nel modo più dettagliato possibile, inclusi nomi, date e circostanze. Descrivi il processo investigativo, identifica i diritti legali che l'accusato può avere e informa l'imputato che avrà la possibilità di raccontare la sua versione della storia sia per iscritto che durante un colloquio personale. Spiega alla persona se è "normale come al solito" o se il suo ruolo o le sue mansioni richiedono modifiche finché l'indagine non è completa.
In attesa di notifica di indagine
Includere il supervisore immediato del dipendente e il responsabile di reparto in una notifica iniziale. La lettera dovrebbe spiegare la natura e la portata dell'indagine in corso. Inoltre, la lettera dovrebbe delineare le misure da adottare prima dell'inizio dell'indagine, come la contabilizzazione e la salvaguardia delle attività e dei beni aziendali o la modifica delle funzioni di un dipendente. Infine, la lettera dovrebbe indicare se supervisori e dirigenti parteciperanno alle indagini e, in tal caso, definire ruoli e responsabilità specifici.
Lettere di intervista di indagine
Le lettere dovrebbero anche andare a chiunque tu abbia intenzione di intervistare mentre procede l'indagine. Tuttavia, a differenza di una notifica di accertamento in sospeso, che può comprendere più di un destinatario, le notifiche di colloqui devono includere un singolo destinatario nella riga dell'indirizzo, indipendentemente dal numero di lettere inviate. La lettera non dovrebbe fornire dettagli specifici, ma indicare semplicemente che il dipendente può essere intervistato come parte di un'indagine in corso, fornire il nome della persona che condurrà il colloquio e stabilire un'aspettativa di piena collaborazione. Inoltre, la lettera dovrebbe indicare che la nota è un'informazione riservata e non appropriata per le discussioni tra uffici.
