Se stai ordinando una pizza, un ordine per qualcosa da un annuncio televisivo, parti di automobili o un sistema di trasporto, il processo per prendere un ordine non cambia. Essere educati e raccogliere tutte le informazioni necessarie per effettuare l'ordine completa la transazione in modo professionale e promuove la soddisfazione del cliente. Il processo di acquisizione degli ordini può determinare se un cliente effettua un ordine di ripetizione.
Identifica te stesso e la tua sede di lavoro quando rispondi al telefono. Ad esempio, "ABC123 Company, questa è Sally, come posso aiutarti oggi?" Non mangiare o bere mai al telefono e parlare in modo chiaro e lento in modo che il cliente possa capirti. Mantieni la tua voce su un livello uniforme; se hai la tendenza a parlare a voce alta, frenare quella tendenza quando sei al telefono al lavoro e mantenere un tono amichevole nella tua voce. Usa la grammatica corretta ed evita il gergo.
Chiedi il nome del chiamante e usalo durante il corso della conversazione. Non chiamare un cliente con il suo nome, a meno che non ti chieda di farlo; usa il suo titolo formale. Non mettere mai il cliente in attesa o in vivavoce, senza prima chiedere il permesso e attendere la sua risposta.
Ascolta attentamente il cliente e annota tutte le informazioni pertinenti. Chiedigli di ripetere se necessario. Non fare affidamento sulla tua memoria. Mai agire come se fossi di fretta, il cliente più importante è quello attualmente al telefono. Mantieni la tua pazienza e aiuto.
Assicurati di ottenere tutte le informazioni necessarie per effettuare l'ordine, inclusi l'articolo esatto, le specifiche, le dimensioni e qualsiasi altra informazione pertinente. È meglio avere più informazioni di quelle necessarie per effettuare l'ordine correttamente che troppo poco. Ripeti sempre l'ordine del cliente a lei per la verifica. Assicurati che sia chiara sul prezzo dell'articolo ordinato per evitare che il cliente riceva una spiacevole sorpresa quando riceve il conto.
Chiedi al cliente il suo numero di telefono in modo da poterlo richiamare in caso di domande sull'ordine in seguito. Termina sempre la conversazione ringraziando il cliente per la sua attività. Aspetta che riattacchi prima il telefono in modo che non senta il rumore del telefono che riattacca.
