Sia che tu sia un dipendente che scrive un rapporto per il tuo capo, sia che il proprietario di un'azienda ti riferisca al tuo direttore generale, lo strumento migliore è il framework "perché-come-come". Perché stai scrivendo questo rapporto? Quali informazioni deve sapere il lettore? Come hai intenzione di presentare le tue raccomandazioni o conclusioni? Seguendo questa struttura darai un flusso logico al tuo documento. Darà al tuo capo o all'esecutivo le informazioni precise necessarie per prendere una decisione aziendale ben informata.
Concentrati sul perché
Comprendi perché stai scrivendo il rapporto. È essenziale che tu sia chiaro sullo scopo del rapporto, altrimenti potresti adattare la tua scrittura al pubblico sbagliato o tralasciare informazioni vitali. Fai domande se necessario. Se il rapporto verrà distribuito a più reparti, valutare se è necessario includere singole sezioni che trattino le preoccupazioni di ogni dipartimento.
Decidi quali informazioni includere
Raccogli le informazioni di cui hai bisogno, ad esempio dati finanziari, grafici e grafici. Interview le persone le cui opinioni sono rilevanti per il tuo report. Quindi, decidi sul punto o sui punti più importanti che pensi che il pubblico debba sapere. Inizia scrivendo alcuni paragrafi che mettono in risalto i punti salienti o strutturano le tue informazioni in un elenco puntato di elementi.
Decidi come presentare la tua raccomandazione
Dai un titolo alla relazione. Descrivere brevemente i dettagli dell'assegnazione o il motivo della stesura del rapporto. Descrivi il tuo metodo di raccolta delle informazioni. Organizzare il corpo del report logicamente, ad esempio, in base ai temi principali. Assicurati di includere informazioni sufficienti per dimostrare di aver studiato a fondo l'argomento. Termina il rapporto con la tua conclusione o raccomandazione, in base ai risultati.
Aggiungi un riepilogo esecutivo
Torna all'inizio del rapporto e aggiungi un paragrafo o due che riassuma i punti principali del rapporto. In alternativa, utilizza i punti elenco per strutturare le tue idee. Il sommario esecutivo potrebbe essere tutto ciò che il tuo capo ha il tempo di leggere, quindi assicurati di includere tutte le informazioni pertinenti. In breve, di cosa tratta la relazione? Quali sono i risultati principali? Cosa proponi o raccomandi? Cosa succede dopo? Modifica il tuo riepilogo fino a quando non fornisce l'essenza del tuo rapporto entro un tempo di lettura di uno o due minuti.
Formatta il rapporto
Se c'è una guida di stile aziendale, assicurati di seguirla. Altrimenti, formatta il rapporto in uno stile di facile lettura, rendendo la copia più facile da scansionare possibile. Utilizzare titoli chiari per separare gli argomenti; questo rende più facile per il tuo capo trovare la pagina pertinente nel rapporto. Valuta di evidenziare i fatti importanti in caratteri grandi o in grassetto. Organizzare eventuali dichiarazioni finanziarie, materiale stampato o altri documenti giustificativi in un'appendice alla fine del rapporto.
Controllare e correggere
Controlla il rapporto per la corretta ortografia e grammatica. I controlli ortografici online e i controlli grammaticali sono utili ma non sempre consentono il contesto.Se possibile, chiedi a qualcuno di correggere il rapporto con un occhio perplesso per eventuali errori. Chiedi al correttore di bozze di criticare la relazione in generale. Hai lasciato un pensiero incompiuto? Hai usato la terminologia industriale in modo coerente? È facile da capire? Non cercare di impressionare con il tuo vocabolario stellare - cerca invece di fare chiarezza.
