Politiche e procedure sono in atto per aiutare a guidare il modo in cui la tua azienda opera internamente ed esternamente. La revisione periodica delle politiche e delle procedure garantisce che seguiate sempre le migliori pratiche. La valutazione consente di aggiornare le linee guida necessarie per riflettere i cambiamenti nella propria azienda o nell'economia e per affrontare le aree di bisogno o preoccupazione dell'azienda.
Definisci politiche
Le polizze sono i protocolli scritti della tua azienda per come gestisci le varie funzioni aziendali. Ad esempio, potresti avere norme interne per cose come abbigliamento di lavoro, frequenza o come vengono richiesti giorni di ferie. Potresti anche avere politiche esterne per problemi come l'acquisto o la gestione dei reclami dei clienti. Secondo KCG Consulting Group, le politiche stabiliscono le basi per come le procedure vengono sviluppate, eseguite e valutate e dovrebbero essere in linea con gli obiettivi strategici di un'organizzazione. Le politiche sono generalmente designate da un proprietario, una direzione superiore, un consiglio consultivo o un consiglio di amministrazione.
Politiche di revisione
Rivedere regolarmente le politiche per assicurarsi che siano complete, complete e facili da capire. Utilizzare il feedback del cliente e del personale nel processo. Secondo KCG, una politica dovrebbe essere scritta, con una serie individuale di direttive per ogni politica. Ciò rende più facile la comprensione e la revisione e la modifica quando necessario. Ad esempio, se i clienti si lamentano regolarmente che non si dispone di una politica di restituzione o rimborso, o se i membri dello staff affermano che non esiste un processo equo per il modo in cui le persone utilizzano i giorni personali, è opportuno aggiungere i problemi all'agenda di revisione delle policy. Quando una politica non ha più senso pratico o non è più applicabile, è possibile aggiornarla o eliminarla.
Definire procedure
Le procedure sono i passaggi o i processi utilizzati dalla tua azienda nelle attività commerciali quotidiane. Ad esempio, potresti avere una procedura per il modo in cui controlli i visitatori, apri o chiudi l'attività per il giorno o pulisci o usi macchinari. L'adozione di linee guida procedurali consente di garantire il funzionamento sicuro ed efficiente dell'azienda, in particolare nelle aree in cui i passi falsi potrebbero essere pericolosi o costosi. Ad esempio, se non si dispone di una procedura per bloccare le porte aziendali di notte, è possibile aprire la società a potenziali furti o atti di vandalismo. Secondo KCG, le procedure dovrebbero includere informazioni relative a chi fa cosa, quando lo fanno, in quale ordine e per quale motivo.
Procedure di revisione
Le attività che hanno più passaggi, o passaggi che devono essere applicati in un particolare ordine, dovrebbero avere linee guida procedurali. Se alcuni elementi della tua attività vengono sottoposti a frequenti passi falsi, è necessario valutare la procedura per quell'area. Ad esempio, se i clienti si lamentano regolarmente delle spedizioni tardive, valuta le procedure per prendere gli ordini, rispettare gli imballaggi e tracciare la spedizione. Ciò ti aiuterà a identificare le aree in cui è necessario un chiarimento o una maggiore definizione. Esaminare le procedure chiedendo ai membri dello staff che non hanno familiarità con un processo di leggere le linee guida esistenti e identificare le aree che non hanno senso o sono difficili da comprendere.
