Le riunioni avvengono regolarmente nel mondo degli affari e i verbali sono i documenti ufficiali utilizzati per registrare le azioni intraprese e le decisioni prese. Dal momento che i verbali diventano documenti ufficiali agli occhi dell'azienda, le modifiche che devono essere apportate ai minuti richiedono un addendum. Quando crei un addendum devi sapere quando e come presentarlo al comitato di riunione e aggiungerlo ai verbali ufficiali, in modo da non apportare questi cambiamenti di tua spontanea volontà.
Prepara copie dei verbali ufficiali dall'ultima riunione, in modo che tutti coloro che hanno partecipato alla riunione possano esaminarli.
Distribuisci i minuti al prossimo incontro. È consuetudine che il presidente dell'incontro riesca a dare il via alla revisione esaminando i verbali della riunione precedente. Tutti i partecipanti devono leggere i minuti e approvarli prima che si spostino. Se qualcuno ha qualcosa da aggiungere, modificare o correggere, allora questo è il momento giusto per dirlo.
Annota le modifiche ai minuti. È possibile scrivere le modifiche direttamente sulla propria copia dei minuti o prendere le note su un foglio di carta separato.
Consentire a tutti i membri della riunione di concordare le modifiche proposte ai verbali, che saranno esposte nell'addendum. Se tutti sono d'accordo, puoi procedere con la creazione dell'addendum ai minuti.
Creare l'addendum dopo l'aggiornamento della riunione. È meglio fare l'addendum subito dopo l'incontro, in modo che l'informazione sia ancora fresca nella tua mente. Utilizzare il modello dei minuti per scrivere nelle informazioni sull'addendum.
Fai circolare i verbali ufficiali con l'addendum allegato dietro di loro ai membri del gruppo di incontro. Potresti non voler aspettare fino alla prossima riunione per farlo, nel caso in cui sia lontano nel futuro. Piuttosto, inoltra una copia elettronica del verbale e l'addendum via email al gruppo, e fai sapere ai membri che il loro feedback o approvazione è il benvenuto. Se tutti i membri del gruppo approveranno i minuti con l'addendum, questo diventerà il tuo nuovo documento di lavoro.
Porta i minuti e l'addendum alla tua prossima riunione per ottenere la firma del presidente. I verbali diventano ufficiali solo quando il presidente li accetta.
