Uno degli aspetti più frustranti della gestione di un'impresa riguarda gli assegni errati. Gestire gli assegni restituiti può essere un affare complicato. Il problema più comune che i proprietari di aziende e i gestori affrontano è come affrontare l'argomento con un cliente, soprattutto se è regolare. Forse il modo più comune e cortese per raccogliere fondi è con una lettera ben fatta per quanto riguarda il debito.
Scrivi la lettera sulla cancelleria della tua azienda. Non confondere il problema chiedendo il pagamento sulla tua carta intestata personale.
Usa il saluto appropriato per il tuo cliente, due spazi sotto l'indirizzo di ritorno. Usa il termine "Caro" più il cognome come "Gentile Sig. Jones" o "Gentile Sig.ra Smith". Puoi usare il generale "Salve" o "Saluti", ma un indirizzo personale è migliore. Evita di usare un nome o un saluto informale come "Ciao".
Inizia la lettera affrontando il debito in modo non minaccioso. Un esempio di questo sarebbe: "Stiamo scrivendo per farti sapere che un assegno personale che ci hai rilasciato ci è stato restituito non pagato dalla banca". Continua in un modo che dia al destinatario il beneficio del dubbio: "Siamo sicuri questo non rappresenta nient'altro che una svista da parte tua e che correggerai rapidamente l'errore."
Fornisci tutti i dettagli relativi alla cattiva verifica, come il nome della banca, il numero di controllo e la data e l'importo. Inoltre, fare riferimento al numero di conto del cliente presso la propria azienda e documentare il saldo su tale account.
Indica la tua polizza "assegno di ritorno" se ne hai uno. Ad esempio, se si dispone di una politica scritta che specifica una commissione di $ 20 per tutti gli assegni restituiti, si citerà da essa e la si richiederà insieme all'importo dell'assegno. Fornisci sempre al cliente l'importo del saldo totale dovuto, ad esempio "Rimetti $ 150,00 per il tuo assegno restituito più la tassa di assegno restituita di $ 20 per un totale di $ 170,00".
Istruire il cliente su come può rimettervi i fondi. Ad esempio, puoi richiedere che porti contanti alla tua sede di lavoro o spedisca un ordine di pagamento o un assegno certificato al tuo indirizzo commerciale. Inoltre, indica se puoi accettare carte di credito o di debito per telefono o di persona.
Indicare i termini di pagamento: "Si prega di inviare il pagamento entro 15 giorni". Chiudi con un invito per il destinatario a chiamarti per qualsiasi domanda.
Firma e copia il tuo avvocato. Aggiungi "esquire" al cognome dell'avvocato, in modo che il destinatario sappia che un professionista legale sta monitorando la situazione. Non vuoi minacciare azioni legali in una prima lettera. Stabilire il debito in modo amichevole è la scelta preferita. La copia dell'avvocato avverte sottilmente che il destinatario può portare il destinatario in tribunale se il problema non viene risolto.
Suggerimenti
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Se non ricevi dal tuo debitore entro 10 giorni lavorativi, rispondi con un'altra lettera sottolineando il tuo bisogno di sentirti da lui entro una settimana. Se non si riceve una risposta, o il debitore si rifiuta di pagare, consegnare la questione al proprio avvocato.
