Molte persone si lamentano quando sentono che devono partecipare a un incontro di lavoro. Hanno paura che sarà una perdita di tempo che inizia tardi e non realizza nulla o che sarà dominato da una o due persone. Questi problemi comuni possono essere evitati utilizzando un'etichetta aziendale appropriata. Le regole di etichetta consentono di eseguire la riunione in modo più efficiente e assicurarsi che sia produttiva.
ordine del giorno
Creare un'agenda prima dell'incontro e distribuirla a tutti coloro che sono stati invitati a partecipare. Ciò consentirà alle persone di decidere se realmente devono essere presenti alla riunione. Altrimenti, qualcuno potrebbe presentarsi e scoprire che l'agenda non è davvero rilevante per lui o per lei. L'agenda è anche una pietra di paragone neutrale per mantenere l'incontro focalizzato. Se la discussione inizia a vagare, puoi dire qualcosa del tipo: "Secondo l'ordine del giorno, dovremmo parlare di ciò di cui abbiamo bisogno per l'introduzione del nuovo prodotto. Torniamo a questo argomento".
Programma
Pianifica un tempo sufficiente per la riunione per consentirgli di realizzare gli argomenti all'ordine del giorno senza chiedere ai partecipanti di impegnare troppo tempo. Inizia subito la riunione per premiare le persone che si sono presentate in tempo. Se hai l'abitudine di iniziare tardi, questo premierà le persone che abitualmente si presentano pochi minuti dopo l'orario di inizio designato. Se hai una reputazione per iniziare in perfetto orario, le persone impareranno a presentarsi al momento giusto per evitare il disagio di camminare una volta che la riunione è già iniziata.
Termina la riunione all'ora designata. Ciò mostra rispetto per gli orari degli altri, dal momento che alcuni dei partecipanti potrebbero aver programmato altri impegni dopo la riunione. Se ci sono affari incompiuti, pianifica un altro incontro.
Partecipazione
Incoraggiare la partecipazione di tutti nella stanza e mantenere un ambiente sicuro per l'input. Le persone potrebbero aver paura di parlare se credono che uno o due colleghi dominanti le spareranno immediatamente. Attuare una regola di "Solo una persona parla alla volta" e applicarla rigorosamente. Se qualcuno tenta di interrompere, dì: "Questo è il momento di parlare di Sherry. Ricorda, eravamo tutti d'accordo sul fatto che nessuno avrebbe interrotto quando qualcuno stava parlando". Se alcuni partecipanti sono ancora riluttanti a dare input, prova un metodo come andare in giro per la stanza per ottenere il feedback di ciascuna persona sull'argomento in questione. In questo modo, una persona timida non deve preoccuparsi di trovare il momento giusto per parlare.
Conclusione
Al termine dell'incontro, riassumere ciò che è stato discusso e le eventuali decisioni prese. Riconfermare qualsiasi azione, le persone che dovrebbero gestirli e le scadenze. Questo dà ai partecipanti la possibilità di parlare se non sono d'accordo con il riassunto. Se tutti sono sulla stessa pagina, utilizzare il riepilogo per creare note di riunione e inviarle immediatamente. Non dovrebbero uscire più tardi del giorno dopo l'incontro.
