Una comunicazione e uno scambio di informazioni efficaci sono entrambi fondamentali per il successo del progetto. Una comunicazione chiara garantisce che ogni membro del team comprenda il suo ruolo e i suoi obiettivi nel progetto. Lo scambio continuo di informazioni mantiene tutti i membri del team consapevoli dei progressi e evidenzia eventuali problemi che potrebbero influire sui progressi. La mancata comunicazione efficace può portare a costosi ritardi che influiscono sul successo del progetto.
Schema del progetto
Il piano del progetto è centrale per tutte le comunicazioni del progetto come riportato da TechRepublic. Il piano consente a ogni membro del team di sapere che cosa dovrebbe fornire il progetto e chi è responsabile. Fornisce le date chiave e le dipendenze del progetto e rompe i programmi complessi in componenti più piccoli che i singoli membri possono comprendere più facilmente.
Visione
La comunicazione garantisce che ogni membro del team condivida la stessa visione del risultato del progetto. Un'edizione del 2002 dello "Houston Business Journal" descriveva come architetti, una società di costruzioni e sviluppatori collaborassero con i manager delle aziende clienti per raggiungere il successo del progetto attraverso un unico obiettivo condiviso: un parco commerciale che soddisfacesse le esigenze dei suoi utenti.
Pianificazione della comunicazione
Un grande progetto coinvolge molti membri del team e una vasta gamma di canali di comunicazione. Per garantire una comunicazione e uno scambio di informazioni efficaci, è importante che il project manager pianifichi e gestisca il processo fin dall'inizio, identificando chi ha bisogno di informazioni diverse nelle varie fasi del progetto. Il processo è continuo secondo la consulenza Project Perfect, che afferma che i project manager dedicano la maggior parte del loro tempo ai compiti di comunicazione.
Gestione dell'informazione
I membri del team necessitano di un rapido accesso alle ultime versioni della documentazione del progetto. Creando un singolo sito web o database di progetto, i project manager possono centralizzare tutte le informazioni e fornire ai membri del team un accesso sicuro a documenti importanti come piani, orari, fornitori, verbali delle riunioni e rapporti sui progressi.
Stato
TechRepublic identifica i rapporti di stato come una delle comunicazioni di progetto più importanti. La condivisione degli aggiornamenti di stato assicura che tutti i membri del team siano a conoscenza di eventuali problemi critici o modifiche impreviste che potrebbero influire sui piani o sui costi del progetto. Possono quindi intraprendere qualsiasi azione correttiva necessaria.
Utensili
Gli strumenti di comunicazione, come e-mail, videoconferenza e teleconferenza, rendono semplice e conveniente per i membri del team di progetto collaborare e scambiare informazioni, anche quando lavorano in luoghi diversi. Anche gli strumenti di social networking svolgono un ruolo importante nella gestione dei progetti. I membri possono utilizzare strumenti, come Twitter o Facebook, per pubblicare brevi aggiornamenti di stato o commenti su importanti problemi del progetto.
