Se hai mai cercato un dipendente e finalmente scoperto - dopo aver chiesto a tre persone diverse - che è in vacanza o fuori a pranzo, un foglio di accesso ai lavori potrebbe essere un prezioso risparmio di tempo. I fogli di accesso ai lavori possono essere utili per monitorare il comportamento degli impiegati, nonché un metodo informale per tenere traccia dei tempi dei dipendenti per il calcolo degli assegni. Inoltre, è possibile utilizzare i fogli di accesso ai lavori per determinare a quali progetti attualmente lavorano i dipendenti.
Determina lo scopo del tuo foglio di accesso al lavoro. Designare un membro del personale delle risorse umane per mantenere l'accuratezza, la completezza e la conservazione dei fogli di accesso al lavoro. Alcuni fogli di accesso sono per scopi di cronometraggio che il libro paga utilizza per calcolare i salari, pertanto è essenziale che tu li conservi come registri ufficiali, proprio come gli altri documenti di lavoro. Altri fogli di accesso sono utili per indicare quali dipendenti sono al lavoro e nei locali e chi è fuori ufficio o in vacanza. Se si utilizzano fogli di accesso in aggiunta ai record orari ufficiali, non è altrettanto importante archiviare i fogli di accesso come parte dei record ufficiali di stipendi e di lavoro della propria azienda.
Ottenere un censimento dei dipendenti e ordinare i dipendenti in base al grado o alla posizione, al dipartimento e al titolo di lavoro. Sulla base di ciò che intendi realizzare attraverso il monitoraggio dei dipendenti che accedono, potresti voler escludere manager e dirigenti di alto livello dall'elenco. Se l'elenco è a scopo di presenza o per determinare quando alcuni dipendenti sono dentro o fuori dall'ufficio, lasciare l'elenco intatto con i nomi di tutti i dipendenti. Se il tuo scopo è delegare incarichi di lavoro, determinare se i dipendenti dovrebbero essere al corrente degli incarichi di lavoro per dirigenti e dirigenti e rivedere di conseguenza l'elenco.
Ordina i dipendenti in base al turno o al programma di lavoro. Ad esempio, crea tre elenchi separati o fogli di accesso se la tua azienda è un'operazione di 24 ore. I nomi dei dipendenti devono essere ordinati per turni diurni, serali e notturni.
Elenca i nomi dei dipendenti, prima per reparto e poi in ordine alfabetico, sull'asse verticale del foglio di lavoro. Ad esempio, sul margine sinistro dell'asse verticale, elencare "Risorse umane" e i nomi dei dipendenti delle risorse umane sotto il nome del dipartimento.
Digitare le intestazioni nelle colonne lungo l'asse orizzontale del foglio di calcolo. Se non si includono i nomi dei reparti sull'asse verticale, creare una colonna a destra del nome di ogni dipendente per elencare il reparto in cui lavora il dipendente. Continuare con intestazioni di colonna come "Numero ID dipendente" e una colonna per " Fuori sede. "Per tenere traccia delle ore giornaliere, digitare" Time in "e" Time out ", seguito da due colonne identiche per" Time in "e" Time out "per registrare l'ora di pranzo. Prendi in considerazione un'altra colonna all'estrema destra del foglio di calcolo per le note o informazioni aggiuntive, come le assegnazioni di progetto o di lavoro.
Pubblicare i fogli di accesso al lavoro in un posto ben visibile all'ingresso dei dipendenti e sostituirli quotidianamente o in base alle necessità.
avvertimento
Se i numeri di identificazione dei dipendenti sono gli stessi dei numeri di previdenza sociale, mantenere la riservatezza delle informazioni dei dipendenti e non includere questa colonna nel foglio di lavoro. Usa il tuo giudizio indipendente nella tua decisione di includere qualsiasi altra forma di numero di identificazione dei dipendenti.
