La documentazione fa parte della vita quotidiana nel mondo della raccolta di dati personali, finanziari e generali e, di conseguenza, è giusto che vengano eseguiti controlli periodici sui metodi di gestione dei documenti. L'audit mostra quali misure vengono implementate, i metodi che dovrebbero essere modificati e i modi per apportare tali modifiche.
Procedura di approvvigionamento
Un'organizzazione dovrebbe periodicamente verificare se la propria procedura per l'acquisizione di documenti è rispettata. L'audit può mostrare se l'organizzazione dispone attualmente di un metodo di gestione della documentazione, se i documenti necessari sono approvati da personale autorizzato e in che modo vengono gestite in modo efficiente le modifiche. Questa parte dell'audit può anche mostrare come sono i documenti accessibili.
Archiviazione di documenti
I documenti possono essere archiviati come file cartacei o computerizzati. L'audit può mostrare se i sistemi di archiviazione dei record sono impostati in base alle esigenze dell'organizzazione. L'audit dovrebbe anche mostrare per quanto tempo sia archiviati su carta sia i documenti cartacei e informatici. L'audit deve determinare se i documenti sono tenuti in buone condizioni e protetti da danni, deterioramento o perdita.
Descrizione dei documenti
L'audit dovrebbe verificare come i documenti sono descritti nel sistema di archiviazione di un'organizzazione.. La documentazione può essere elencata per nome, numero o in forma descrittiva. Un documento può avere una descrizione breve e pertinente per facilitarne l'individuazione. L'audit dovrebbe mostrare se i documenti sono archiviati sistematicamente per numero di versione e data di revisione.
